由于他們必須承擔(dān)的責(zé)任范圍和數(shù)量，每位 CIO 都致力于提高工作效率。畢竟，高效的 IT 領(lǐng)導(dǎo)者能夠更好地避免錯誤，同時快速有效地實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)。高效的 CIO 還努力創(chuàng)造最大的商業(yè)價值，這也是管理層同事肯定會注意和欣賞的特性。

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)亨氏信息系統(tǒng)和公共政策學(xué)院副教授 Christopher Kowalsky 說，高效意味著按時和按預(yù)算產(chǎn)生高質(zhì)量、可持續(xù)的預(yù)期成果。

高效的 CIO 精簡他們的職責(zé)，專注于在最小的時間范圍內(nèi)取得最大的成果的可靠方法，這樣他們就可以迅速進(jìn)入下一個任務(wù)。他們知道，只要有少量的效率技巧就能對他們的組織和事業(yè)產(chǎn)生重大影響。

領(lǐng)導(dǎo)效率是一項(xiàng)長期的承諾。以下是IT領(lǐng)導(dǎo)者在自己的工作中創(chuàng)造效率的八種方法，從而改善他們的長期職業(yè)前景。

1.他們信任他們的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)

CIO 有很多責(zé)任，但他們不能做任何事情。這就是為什么建立一個優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)并信任其成員處理特定的授權(quán)任務(wù)非常重要。

Jay Upchurch 是軟件開發(fā)公司 SAS 的執(zhí)行副總裁兼 CIO，他表示，他的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)讓他可以自由地委派任務(wù)，并相信分配的任務(wù)將按時、高質(zhì)量地完成。他解釋說：“這也有助于我專注于重大舉措，并為我創(chuàng)造時間來領(lǐng)導(dǎo)。隨著時間的推移，我們建立了信任以及相互配合的節(jié)奏，使我們能夠無縫合作。”

Upchurch 認(rèn)為，如果 CIO 認(rèn)為了解每一種產(chǎn)品或服務(wù)的每一個細(xì)節(jié)、了解每一項(xiàng)新興技術(shù)以及閱讀每一本管理書籍都很重要時，效率就會受到影響。他說：“如果你把所有的時間都花在這些事情上，你就會忽略你的組織的重大優(yōu)先事項(xiàng)?！?/p>

2.他們規(guī)劃會議以實(shí)現(xiàn)最大效益

只要可能，高效的 CIO 都會提前安排和規(guī)劃會議，給自己和團(tuán)隊(duì)成員足夠的時間來準(zhǔn)備。Bill VanCuren 是軟件和服務(wù)公司 NCR 的 CIO，他建議：“讓會議日程成為 IT 管理中公開透明的一部分?！?/p>

VanCuren 說，會議日程表應(yīng)該保持業(yè)務(wù)、供應(yīng)商/合作伙伴、項(xiàng)目管理辦公室和 IT 人員聚會的平衡?！巴瑫r，在日歷上保留空白位置，以便在工作中出現(xiàn)意外或危機(jī)管理會議。”

3.他們創(chuàng)建了一個運(yùn)營操作手冊

專業(yè)服務(wù)公司 Cognition 的 CTO 兼戰(zhàn)略執(zhí)行副總裁 Anil Cheriyan 表示，每一位 CIO 都需要制定一份運(yùn)營手冊。手冊應(yīng)該對每一項(xiàng) CIO 職責(zé)的設(shè)置、定義和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行說明，包括業(yè)務(wù)能力需求和交付、投資治理、財務(wù)、人才和網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。他說：“運(yùn)用這種方式，可以讓 CIO 立即有效地監(jiān)督日常運(yùn)營?！?/p>

有了一個基礎(chǔ)的手冊，CIO 們建立了一個堅(jiān)實(shí)的日常管理框架。Cheriyan 說：“因此，他們可以花更多時間與內(nèi)部和外部合作伙伴推動創(chuàng)新。此外，如果手冊確實(shí)投入使用，IT 團(tuán)隊(duì)在優(yōu)先事項(xiàng)、期望和結(jié)果上就能更好地保持一致?！?/p>

Cheriyan 認(rèn)為說，沒有運(yùn)營手冊，CIO 往往會舍本逐末?！八麄兪チ藢?yōu)先事項(xiàng)的關(guān)注，并可能陷入對低優(yōu)先級問題的無休止的爭論中，或因職責(zé)或期望不明確而導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)動力不足?！?/p>

4.他們培養(yǎng)未來的領(lǐng)導(dǎo)者

技術(shù)研究和咨詢公司 ISG 的合伙人 Ola Chowning 表示，效率高、業(yè)務(wù)強(qiáng)的 CIO 建立和維護(hù)應(yīng)急計劃，以應(yīng)對他們或關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)人/專家的缺位。她建議“通過應(yīng)急授權(quán)來實(shí)踐這些計劃。從一個候選人庫中確定和選擇潛在的領(lǐng)導(dǎo)人。”

領(lǐng)導(dǎo)力應(yīng)急計劃應(yīng)通過賦予高層團(tuán)隊(duì)成員決策責(zé)任和責(zé)任感來實(shí)現(xiàn)新的領(lǐng)導(dǎo)水平。Chowning 說：“這也使首席信息官能夠?qū)Ｗ⒂谧顑?yōu)先的決策，同時建立一個自下而上的......決策文化?！?/p>

Chowning 說，當(dāng)決策時間線更接近實(shí)際工作時，決策時間線總是更快，而且往往是正確的。她指出：“這讓員工對自己的決策能力充滿信心，同時限制了不必要的、往往是多步驟的困境，而這種困境往往發(fā)生在等級制或連鎖決策中。”

5.他們做好準(zhǔn)備

Brook Colangelo 是奧巴馬政府時期的白宮首席 CIO。他是“提前閱讀”（read aheads）的堅(jiān)定信奉者——在關(guān)鍵會議之前提前準(zhǔn)備好詳細(xì)議程和材料。他說：“這些準(zhǔn)備是必須的，這樣你才能在做出任何決定之前了解問題......。”

Colangelo 目前是分析實(shí)驗(yàn)室儀器和軟件公司 Waters Corp. 的 CIO。他說，他說他的組織強(qiáng)調(diào)要深思熟慮，心中有數(shù)?！爱?dāng)涉及到關(guān)鍵會議時，無論是在我們的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是與其他利益相關(guān)者舉行的會議，read Ahead 對于確保人們有足夠的時間準(zhǔn)備和思考如何做出決策至關(guān)重要?！边@種方法還確保 CIO 不會浪費(fèi)時間去安排重復(fù)的會議來討論在最初一輪會議中錯過的話題。

6.他們消除故障

被動地應(yīng)對故障，包括 IT 系統(tǒng)、安全、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)，甚至是內(nèi)容分類和治理方面的故障，無疑是浪費(fèi)時間的。

Ellen Benaim 是文檔生成平臺提供商 Templafy 的 CIO，她建議，CIO 應(yīng)在故障發(fā)生之前很久就評估系統(tǒng)和流程。她說：“他們需要評估那些對其組織的整體效率、安全狀況和底線產(chǎn)生影響的工具。”

Benaim 指出，利用新的產(chǎn)品、服務(wù)和政策來取代笨重、低效的前任也很重要。他補(bǔ)充說：“無論是將電子表格換成數(shù)據(jù)庫協(xié)作工具以簡化整個部門的費(fèi)用管理，還是轉(zhuǎn)向內(nèi)容支持解決方案以確保更高效的文檔生成，最聰明的 CIO 都依靠技術(shù)來跟上當(dāng)今快節(jié)奏的業(yè)務(wù)環(huán)境，并展望未來，為下一步做好準(zhǔn)備?！?/p>

7.他們擁抱自動化

自動化通過減少耗時任務(wù)的數(shù)量來提高 CIO 和團(tuán)隊(duì)效率。隨著企業(yè)深入復(fù)雜的數(shù)字技術(shù)，IT 團(tuán)隊(duì)及其領(lǐng)導(dǎo)者面臨的復(fù)雜性呈指數(shù)級增長。自動化可以使生活更簡單、更容易。

自動化通過減少重復(fù)任務(wù)和潛在錯誤的數(shù)量來提高效率。商業(yè)咨詢公司 Capgemini Americas 公司云基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)和企業(yè)社會責(zé)任副總裁 Greg Bentham 表示：“一種增強(qiáng)的、更自動化的工作方式可以最大限度地減少錯誤的發(fā)生和/或糾正錯誤所需的時間。此外，自動化儀表盤和可視化應(yīng)該是任何工作流自動化計劃的一部分，可以提供生態(tài)系統(tǒng)健康和有效性的‘一目了然的視圖’。”

高效的 CIO 意識到時間是他們最寶貴的商品。Bentham 說：“他們明白，陷入重復(fù)和平凡任務(wù)的員工將創(chuàng)新和創(chuàng)造力帶到工作場所的可能性較低，或者更糟的是，他們可能會變得無所事事?！?/p>

8.他們變得精干敏捷

混合數(shù)據(jù)管理、云集成和分析產(chǎn)品提供商 Actian 的 CIOSteve Padgett 表示，CIO 需要強(qiáng)調(diào)工作優(yōu)先級，避免不必要的任務(wù)切換，這是一個巨大的效率殺手。

借鑒開發(fā)團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)，CIO 可以通過采用敏捷和精益技術(shù)來處理項(xiàng)目和任務(wù)，從而提高效率。他建議：“開始一項(xiàng)任務(wù)并堅(jiān)持到底，然后開始另一項(xiàng)任務(wù)。一次專注于一項(xiàng)任務(wù)，然后再進(jìn)行下一項(xiàng)任務(wù)也與其他 IT 管理實(shí)踐和流程非常吻合?！?/p>

當(dāng)他們努力實(shí)現(xiàn)最大效率時，CIO 們考慮如何在最短的時間內(nèi)推進(jìn)項(xiàng)目是很重要的。Padgett 總結(jié)道：“同樣，員工在參加更少的會議和有更多的專注時間的情況下，也會有更高的工作效率。”

來源：www.cio.com?