由于他們必須承擔的責任范圍和數(shù)量，每位 CIO 都致力于提高工作效率。畢竟，高效的 IT 領(lǐng)導者能夠更好地避免錯誤，同時快速有效地實現(xiàn)關(guān)鍵目標。高效的 CIO 還努力創(chuàng)造最大的商業(yè)價值，這也是管理層同事肯定會注意和欣賞的特性。

卡內(nèi)基梅隆大學亨氏信息系統(tǒng)和公共政策學院副教授 Christopher Kowalsky 說，高效意味著按時和按預算產(chǎn)生高質(zhì)量、可持續(xù)的預期成果。

高效的 CIO 精簡他們的職責，專注于在最小的時間范圍內(nèi)取得最大的成果的可靠方法，這樣他們就可以迅速進入下一個任務。他們知道，只要有少量的效率技巧就能對他們的組織和事業(yè)產(chǎn)生重大影響。

領(lǐng)導效率是一項長期的承諾。以下是IT領(lǐng)導者在自己的工作中創(chuàng)造效率的八種方法，從而改善他們的長期職業(yè)前景。

1.他們信任他們的領(lǐng)導團隊

CIO 有很多責任，但他們不能做任何事情。這就是為什么建立一個優(yōu)秀的領(lǐng)導團隊并信任其成員處理特定的授權(quán)任務非常重要。

Jay Upchurch 是軟件開發(fā)公司 SAS 的執(zhí)行副總裁兼 CIO，他表示，他的領(lǐng)導團隊讓他可以自由地委派任務，并相信分配的任務將按時、高質(zhì)量地完成。他解釋說：“這也有助于我專注于重大舉措，并為我創(chuàng)造時間來領(lǐng)導。隨著時間的推移，我們建立了信任以及相互配合的節(jié)奏，使我們能夠無縫合作?！?/p>

Upchurch 認為，如果 CIO 認為了解每一種產(chǎn)品或服務的每一個細節(jié)、了解每一項新興技術(shù)以及閱讀每一本管理書籍都很重要時，效率就會受到影響。他說：“如果你把所有的時間都花在這些事情上，你就會忽略你的組織的重大優(yōu)先事項?！?/p>

2.他們規(guī)劃會議以實現(xiàn)最大效益

只要可能，高效的 CIO 都會提前安排和規(guī)劃會議，給自己和團隊成員足夠的時間來準備。Bill VanCuren 是軟件和服務公司 NCR 的 CIO，他建議：“讓會議日程成為 IT 管理中公開透明的一部分。”

VanCuren 說，會議日程表應該保持業(yè)務、供應商/合作伙伴、項目管理辦公室和 IT 人員聚會的平衡?！巴瑫r，在日歷上保留空白位置，以便在工作中出現(xiàn)意外或危機管理會議。”

3.他們創(chuàng)建了一個運營操作手冊

專業(yè)服務公司 Cognition 的 CTO 兼戰(zhàn)略執(zhí)行副總裁 Anil Cheriyan 表示，每一位 CIO 都需要制定一份運營手冊。手冊應該對每一項 CIO 職責的設置、定義和標準進行說明，包括業(yè)務能力需求和交付、投資治理、財務、人才和網(wǎng)絡安全風險。他說：“運用這種方式，可以讓 CIO 立即有效地監(jiān)督日常運營?！?/p>

有了一個基礎(chǔ)的手冊，CIO 們建立了一個堅實的日常管理框架。Cheriyan 說：“因此，他們可以花更多時間與內(nèi)部和外部合作伙伴推動創(chuàng)新。此外，如果手冊確實投入使用，IT 團隊在優(yōu)先事項、期望和結(jié)果上就能更好地保持一致?！?/p>

Cheriyan 認為說，沒有運營手冊，CIO 往往會舍本逐末?！八麄兪チ藢?yōu)先事項的關(guān)注，并可能陷入對低優(yōu)先級問題的無休止的爭論中，或因職責或期望不明確而導致團隊動力不足?！?/p>

4.他們培養(yǎng)未來的領(lǐng)導者

技術(shù)研究和咨詢公司 ISG 的合伙人 Ola Chowning 表示，效率高、業(yè)務強的 CIO 建立和維護應急計劃，以應對他們或關(guān)鍵領(lǐng)導人/專家的缺位。她建議“通過應急授權(quán)來實踐這些計劃。從一個候選人庫中確定和選擇潛在的領(lǐng)導人?！?/p>

領(lǐng)導力應急計劃應通過賦予高層團隊成員決策責任和責任感來實現(xiàn)新的領(lǐng)導水平。Chowning 說：“這也使首席信息官能夠?qū)Ｗ⒂谧顑?yōu)先的決策，同時建立一個自下而上的......決策文化?！?/p>

Chowning 說，當決策時間線更接近實際工作時，決策時間線總是更快，而且往往是正確的。她指出：“這讓員工對自己的決策能力充滿信心，同時限制了不必要的、往往是多步驟的困境，而這種困境往往發(fā)生在等級制或連鎖決策中?！?/p>

5.他們做好準備

Brook Colangelo 是奧巴馬政府時期的白宮首席 CIO。他是“提前閱讀”（read aheads）的堅定信奉者——在關(guān)鍵會議之前提前準備好詳細議程和材料。他說：“這些準備是必須的，這樣你才能在做出任何決定之前了解問題......?！?/p>

Colangelo 目前是分析實驗室儀器和軟件公司 Waters Corp. 的 CIO。他說，他說他的組織強調(diào)要深思熟慮，心中有數(shù)?！爱斏婕暗疥P(guān)鍵會議時，無論是在我們的團隊內(nèi)部還是與其他利益相關(guān)者舉行的會議，read Ahead 對于確保人們有足夠的時間準備和思考如何做出決策至關(guān)重要?！边@種方法還確保 CIO 不會浪費時間去安排重復的會議來討論在最初一輪會議中錯過的話題。

6.他們消除故障

被動地應對故障，包括 IT 系統(tǒng)、安全、團隊結(jié)構(gòu)，甚至是內(nèi)容分類和治理方面的故障，無疑是浪費時間的。

Ellen Benaim 是文檔生成平臺提供商 Templafy 的 CIO，她建議，CIO 應在故障發(fā)生之前很久就評估系統(tǒng)和流程。她說：“他們需要評估那些對其組織的整體效率、安全狀況和底線產(chǎn)生影響的工具?！?/p>

Benaim 指出，利用新的產(chǎn)品、服務和政策來取代笨重、低效的前任也很重要。他補充說：“無論是將電子表格換成數(shù)據(jù)庫協(xié)作工具以簡化整個部門的費用管理，還是轉(zhuǎn)向內(nèi)容支持解決方案以確保更高效的文檔生成，最聰明的 CIO 都依靠技術(shù)來跟上當今快節(jié)奏的業(yè)務環(huán)境，并展望未來，為下一步做好準備?！?/p>

7.他們擁抱自動化

自動化通過減少耗時任務的數(shù)量來提高 CIO 和團隊效率。隨著企業(yè)深入復雜的數(shù)字技術(shù)，IT 團隊及其領(lǐng)導者面臨的復雜性呈指數(shù)級增長。自動化可以使生活更簡單、更容易。

自動化通過減少重復任務和潛在錯誤的數(shù)量來提高效率。商業(yè)咨詢公司 Capgemini Americas 公司云基礎(chǔ)設施服務和企業(yè)社會責任副總裁 Greg Bentham 表示：“一種增強的、更自動化的工作方式可以最大限度地減少錯誤的發(fā)生和/或糾正錯誤所需的時間。此外，自動化儀表盤和可視化應該是任何工作流自動化計劃的一部分，可以提供生態(tài)系統(tǒng)健康和有效性的‘一目了然的視圖’?！?/p>

高效的 CIO 意識到時間是他們最寶貴的商品。Bentham 說：“他們明白，陷入重復和平凡任務的員工將創(chuàng)新和創(chuàng)造力帶到工作場所的可能性較低，或者更糟的是，他們可能會變得無所事事?！?/p>

8.他們變得精干敏捷

混合數(shù)據(jù)管理、云集成和分析產(chǎn)品提供商 Actian 的 CIOSteve Padgett 表示，CIO 需要強調(diào)工作優(yōu)先級，避免不必要的任務切換，這是一個巨大的效率殺手。

借鑒開發(fā)團隊的經(jīng)驗，CIO 可以通過采用敏捷和精益技術(shù)來處理項目和任務，從而提高效率。他建議：“開始一項任務并堅持到底，然后開始另一項任務。一次專注于一項任務，然后再進行下一項任務也與其他 IT 管理實踐和流程非常吻合?！?/p>

當他們努力實現(xiàn)最大效率時，CIO 們考慮如何在最短的時間內(nèi)推進項目是很重要的。Padgett 總結(jié)道：“同樣，員工在參加更少的會議和有更多的專注時間的情況下，也會有更高的工作效率?！?/p>

來源：www.cio.com?