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首席信息官引導(dǎo)業(yè)務(wù)變革的指南

CIOAge
實(shí)現(xiàn)普通會計(jì)工作的自動化后,IT 部門的程序員和他們友好的求助者(即那些不斷面臨消減成本壓力的業(yè)務(wù)經(jīng)理)欣然地開始批判業(yè)務(wù)流程,以使其實(shí)現(xiàn)自動化。

在 1970 年代和 80 年代,IT 是公認(rèn)的業(yè)務(wù)變革的驅(qū)動力,盡管它被稱為“數(shù)據(jù)處理”,然后被稱為“管理信息系統(tǒng)”,之后被稱為“信息系統(tǒng)”。

實(shí)現(xiàn)普通會計(jì)工作的自動化后,IT 部門的程序員和他們友好的求助者(即那些不斷面臨消減成本壓力的業(yè)務(wù)經(jīng)理)欣然地開始批判業(yè)務(wù)流程,以使其實(shí)現(xiàn)自動化。

這種愉快的時(shí)間一直持續(xù)到約瑟夫·朱蘭 (Joseph Juran) 創(chuàng)造出所謂的“內(nèi)部客戶”,然后,IT 部門在幫助企業(yè)和每個人更高效工作方面的領(lǐng)導(dǎo)作用就消失了。

相反,IT 部門作為“供應(yīng)者”,派出其業(yè)務(wù)分析師代表,以了解這些內(nèi)部客戶想要從他們購買的 IT 部門產(chǎn)品中得到什么。

就在那時(shí),我們都一頭扎進(jìn)了深淵。

聽我說:老派、工業(yè)時(shí)代、以內(nèi)部客戶為導(dǎo)向的 IT 部門中的業(yè)務(wù)分析師們詢問業(yè)務(wù)經(jīng)理的需求是什么——也就是說,他們需要某一應(yīng)用程序來做什么。

老派、工業(yè)時(shí)代的業(yè)務(wù)經(jīng)理們努力想給出一個有用的答案,盡管在他們聽來,這個問題很像“請解釋暗物質(zhì)和暗能量在阻止宇宙飛散方面發(fā)揮的作用”。

你可以看到問題所在:在軟件可以做哪些工作方面,業(yè)務(wù)經(jīng)理不應(yīng)該是專家。如果業(yè)務(wù)分析師問的話,業(yè)務(wù)經(jīng)理想要回答的問題是,“你希望自己的業(yè)務(wù)工作如何以不同的方式更好地運(yùn)營?”然后是“你是否需要一些幫助來解決這個問題?”

IT 部門未能提出正確的問題,導(dǎo)致其從業(yè)務(wù)變革領(lǐng)導(dǎo)者轉(zhuǎn)變?yōu)榱钊司趩实膬?nèi)部客戶的產(chǎn)品供應(yīng)者,這不斷地扭曲著我們的職責(zé)。

這還導(dǎo)致了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法的興起,這些方法為業(yè)務(wù)經(jīng)理提供了一條途徑,可使他們的業(yè)務(wù)工作以不同的方式更好地運(yùn)營,而無需 IT 部門參與。

當(dāng)然,業(yè)務(wù)經(jīng)理在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化“高手”的鼓勵下,并在業(yè)務(wù)用戶(在他們并沒有自己想要的 IT 部門時(shí))創(chuàng)建的一堆電子表格的支持下,可以改進(jìn)自己所遵循的業(yè)務(wù)流程。

但當(dāng) IT 部門參與到業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中時(shí),他們無法更好地改進(jìn)這些業(yè)務(wù)流程。

應(yīng)該如何去做呢?首先要清楚了解主要的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法的用途。然后,只有這樣,你才能改進(jìn)流程。

理解流程優(yōu)化方法

四種方法已經(jīng)主導(dǎo)了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作:精益法、六西格瑪方法、約束理論法和業(yè)務(wù)流程再造法。為了在當(dāng)今的數(shù)字環(huán)境中取得成功,每種方法都應(yīng)該成為 IT 業(yè)務(wù)分析師的自然習(xí)慣。

然而,遺憾的是,這些方法已成為彼此競爭的思想流派(選擇我的方法吧!),并演變成不同信仰(我的方法比你的好!)。這似乎就像在爭論以下工具哪個東西更好——螺絲刀、鉗子、烙鐵或車床。

你想知道為什么我們這些顧問會用“這要看情況而定”來回答如此多的問題。

當(dāng)涉及到支持業(yè)務(wù)變革時(shí),“這取決于解決辦法”意味著選擇最合適的方法,而不是業(yè)務(wù)分析師最熟悉的方法。

但另一方面,為了在某一情況下選擇最適合的方法,就認(rèn)為你必須精通這幾種方法中不同的方法,或具有同等的專業(yè)水平,這可能會令你感到膽怯而不去使用這些方法。在所有情況下都選擇使用一種方法,并容忍它的局限性,這是可以理解的。

如果再買一條腰帶不是你的優(yōu)先選項(xiàng),那么你需要了解以下內(nèi)容,以將你的吊帶褲固定在吊褲帶上,即當(dāng)你已經(jīng)確定哪種方法最適合自己的情況后,那么就讓你聘請的黑帶專家來處理這項(xiàng)工作。

在你可以進(jìn)行選擇之前,請記住流程優(yōu)化的六個方面:固定成本、增量成本、周期時(shí)間、吞吐量、質(zhì)量和卓越度。你需要將這些要素放在中心位置,因?yàn)椋耗阒荒車@不超過三個方面進(jìn)行優(yōu)化;你選擇的方面需要進(jìn)行權(quán)衡;每種方法都為了優(yōu)化流程的不同方面而設(shè)計(jì)。

一次使用一種方法:

精益法

精益法是亨利·福特借鑒豐田公司的方法。精益法的核心重點(diǎn)是減少浪費(fèi),歸根結(jié)底,這意味著減少增量成本。精益法還可以帶來其他好處,例如提高質(zhì)量和縮短周期,但前提是該方法不會影響到減少浪費(fèi)。

精益法的支持者會很快指出,該方法也強(qiáng)調(diào)持續(xù)改進(jìn)。沒錯。請記住,精益法將改進(jìn)工作等同于減少浪費(fèi)。

如果你存在浪費(fèi)問題,則精益法就是為你準(zhǔn)備的。

六西格瑪方法

六西格瑪方法是全面質(zhì)量管理的繼承者。其重點(diǎn)是減少差異,并通過找出和解決變異性(即過程輸出不一致和不符合規(guī)范的原因)的根源來減少差異。

因此,六西格瑪方法的重點(diǎn)是提高質(zhì)量。在某種程度上,如果有缺陷的輸出產(chǎn)品被丟棄或返回到流程中進(jìn)行糾正,作為一個額外好處,六西格瑪方法還可以降低增量成本。

但從本質(zhì)上講,如果質(zhì)量對你來說最重要,則你就應(yīng)該選擇六西格瑪方法。否則,你可能會對這一方法感到失望。

約束理論法

約束理論法是不為人知的一種最好的流程優(yōu)化方法。這真令人遺憾。

約束理論法由前物理學(xué)家 Eliyahu Goldratt 發(fā)明,該方法認(rèn)為生產(chǎn)量不足是你自身的問題,并認(rèn)為你的流程存在瓶頸(制約因素)而限制了產(chǎn)量。應(yīng)消除流程中的瓶頸因素,那么你就可以提高生產(chǎn)量(即生產(chǎn)能力),此外,還要縮短生產(chǎn)周期。

如果一個業(yè)務(wù)流程的缺陷癥狀是無法滿足需求,則可以求助于約束理論法。

雖然這不是約束理論法的官方原則內(nèi)容,但你可將基本的約束理論法循環(huán)流程(查找瓶頸、修復(fù)瓶頸、清除并重復(fù))應(yīng)用于你認(rèn)為最重要的流程優(yōu)化目標(biāo)上。這不一定是生產(chǎn)能力上的瓶頸因素。

業(yè)務(wù)流程再造法

邁克爾·漢默 (Michael Hammer) 和詹姆斯·錢皮 (James Champy) 的《企業(yè)再造》(Reengineering the Corporation) 一書讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到一個精心設(shè)計(jì)的流程的重要性。業(yè)務(wù)流程再造法的重點(diǎn)是應(yīng)該從一張白紙開始著手。

因此,在精益法、六西格瑪方法和約束理論法尋找導(dǎo)致最嚴(yán)重問題的幾個不良工序,然后著手進(jìn)行修復(fù),以減少浪費(fèi)、不合格品或瓶頸因素時(shí),業(yè)務(wù)流程再造法的主要作用似乎是最大程度地延長對顧問的咨詢時(shí)間。

這并不完全公平——在某些情況下,業(yè)務(wù)流程再造法是你唯一的選擇,例如,當(dāng)你將以前外包的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行內(nèi)包時(shí)。

但在四種主要的流程優(yōu)化方法中,業(yè)務(wù)流程再造法的風(fēng)險(xiǎn)最大。

選擇第五種方法

盡管精益法、六西格瑪方法、約束理論法和業(yè)務(wù)流程再造法是主要的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法選項(xiàng),但想要領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)工作的 IT 團(tuán)隊(duì)還有另一種選擇:將嵌入到商業(yè)應(yīng)用程序中的工藝流程作為邏輯起點(diǎn)。

軟件就是一種觀點(diǎn)。商業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)用程序是關(guān)于一個業(yè)務(wù)流程應(yīng)該如何運(yùn)轉(zhuǎn)的觀點(diǎn)。雖然這些觀點(diǎn)并非總是很合適,但其通常是一個有用的起點(diǎn)。

雖然從嵌入到應(yīng)用程序的流程開始著手可以讓 IT 部門更容易進(jìn)行初期的整合和持續(xù)的維護(hù)工作,但這不完全是舊的、乏味的、簡單的和經(jīng)過粉飾的爭論重演,這種爭論經(jīng)常使應(yīng)用程序?qū)嵤┕ぷ鞒霈F(xiàn)問題。

對冰淇淋種類進(jìn)行爭論的問題曾經(jīng)是……現(xiàn)在是……他們爭論的是 IT 部門或“業(yè)務(wù)部門”是否得到了自己想要的方式。

但由于沒有像 IT 項(xiàng)目這樣的東西,因此,不應(yīng)該允許人們對使用哪種類型的軟件進(jìn)行爭論。

從內(nèi)置的流程開始嗎?是的,作為一個令人愉快的額外收獲,這更接近于讓 IT 部門接受更多普通軟件進(jìn)行維護(hù)。但普通化不是重點(diǎn)。有效的流程才是重點(diǎn)。

遵循應(yīng)用程序供應(yīng)商的流程設(shè)計(jì)意見還有一個額外的商業(yè)收獲:無需其他人必須對流程進(jìn)行設(shè)計(jì)。

第二點(diǎn):如果開箱即用的效果還不夠好,那么開始使用精益法、六西格瑪方法或約束理論法也是可行的。

責(zé)任編輯:姜華 來源: 企業(yè)網(wǎng)D1Net
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