無(wú)論你是否意識(shí)到，2022年的預(yù)算編制季已經(jīng)開(kāi)始。

正如本·富蘭克林所說(shuō)的那樣，生命中唯一的兩個(gè)確定性是死亡和稅收。然而，作為一名CIO，你無(wú)法逃避死亡、稅收和一年一度的預(yù)算編制季。對(duì)許多人來(lái)說(shuō)，預(yù)算編制季是一個(gè)噩夢(mèng)。

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年度預(yù)算編制的時(shí)間是由公司的財(cái)政年度決定的，許多公司的財(cái)政年度與公歷年一致。另一些公司則從2月1日開(kāi)始他們的財(cái)政年度，以避免節(jié)日銷(xiāo)售和員工休假計(jì)劃等方面的干擾。無(wú)論任何一類(lèi)公司都將在大約六個(gè)月后，即2021年秋季開(kāi)始正式討論2022年的預(yù)算。

預(yù)算編制之舞

預(yù)算編制過(guò)程的長(zhǎng)度和機(jī)制會(huì)因公司規(guī)模、發(fā)展前景、競(jìng)爭(zhēng)壓力和內(nèi)部文化的不同而有很大差異。

快速增長(zhǎng)的小公司傾向于盡量減少預(yù)算編制的時(shí)間和復(fù)雜性。這類(lèi)公司的CFO通常會(huì)將預(yù)算目標(biāo)分配給各個(gè)職能團(tuán)隊(duì)，包括IT部門(mén)。每個(gè)團(tuán)隊(duì)都有機(jī)會(huì)爭(zhēng)取多一點(diǎn)資金或多一點(diǎn)人員。在極少數(shù)情況下，他們可能會(huì)成功地從CFO那里得到一些邊際資源。小型成長(zhǎng)型公司的IT領(lǐng)導(dǎo)人很快就會(huì)明白，在正式的預(yù)算周期中過(guò)度投入時(shí)間、精力或情感是沒(méi)有什么意義的，因?yàn)闃I(yè)務(wù)伙伴總會(huì)在整個(gè)財(cái)政年度中為他們真正想完成的事情找到額外的資源。

大公司，不管它們是否在成長(zhǎng)中，往往會(huì)制定出更多深思熟慮的構(gòu)建年度預(yù)算的儀式。預(yù)算編制周期從與IT的業(yè)務(wù)伙伴進(jìn)行一系列磋商開(kāi)始，以確定他們?cè)谙乱粋€(gè)財(cái)政年度所需要的項(xiàng)目或支持(愿望?)，這些對(duì)話又會(huì)引發(fā)一系列的估算工作，以預(yù)測(cè)其需求(期望?)，當(dāng)高級(jí)業(yè)務(wù)主管試圖協(xié)調(diào)不同職能部門(mén)的IT支出優(yōu)先級(jí)時(shí)，樂(lè)趣才真正開(kāi)始。例如，如果新的銷(xiāo)售工具、客戶支持中心升級(jí)或供應(yīng)鏈優(yōu)化系統(tǒng)在各自業(yè)務(wù)案例中的投資回報(bào)率計(jì)算結(jié)果都大致相似，你該如何確定它們的優(yōu)先級(jí)?

在大公司中，咨詢、估算和優(yōu)先級(jí)確定的過(guò)程總在反復(fù)進(jìn)行，可能要進(jìn)行兩三次，然后才會(huì)得出一個(gè)IT支出計(jì)劃的優(yōu)先級(jí)最終版，各方休戰(zhàn)，這種情況并不少見(jiàn)。這種公開(kāi)舞蹈的諷刺之處在于，它經(jīng)常被用來(lái)制造公平競(jìng)爭(zhēng)和客觀考慮的表象，而事實(shí)上，一小部分高級(jí)管理人員，如首席執(zhí)行官(CEO)、首席運(yùn)營(yíng)官(COO)和首席財(cái)務(wù)官(CFO)，在這個(gè)過(guò)程開(kāi)始時(shí)就清楚地知道他們想要資助什么。

這并不是一個(gè)憤世嫉俗的看法。在大多數(shù)情況下，這些C級(jí)主管是唯一能夠超越個(gè)別部門(mén)的狹隘視野，確定符合公司整體戰(zhàn)略利益支出優(yōu)先事項(xiàng)的人。另一種情況其實(shí)更糟糕，如果公司的C級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不能使IT支出與公司的戰(zhàn)略需求相一致，那么資金可能會(huì)因?yàn)檫^(guò)于分散在多個(gè)業(yè)務(wù)職能部門(mén)而浪費(fèi)，或者安撫一個(gè)或多個(gè)對(duì)IT需求最直率的職能領(lǐng)導(dǎo)(會(huì)哭的孩子有奶吃)。

現(xiàn)在開(kāi)始，永遠(yuǎn)不會(huì)太早

2022年的預(yù)算編制似乎離我們很遙遠(yuǎn)，但這只是一廂情愿的想法。實(shí)際上，它已經(jīng)開(kāi)始了。IT團(tuán)隊(duì)在使用2021年預(yù)算時(shí)的效率和效果將對(duì)明年可能獲得的資金產(chǎn)生直接或許是壓倒性的影響，以下是一些關(guān)于如何為2022年的舞蹈做準(zhǔn)備的提示。

找到CFO能夠理解的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)來(lái)表達(dá)IT支出的方法。通常，將應(yīng)用支持成本分?jǐn)偟礁鱾€(gè)職能部門(mén)是相當(dāng)容易的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)業(yè)務(wù)應(yīng)用都存在支持銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)或人力資源等明確定義的群體的需求。個(gè)人電腦、智能手機(jī)、服務(wù)臺(tái)和LAN/Wifi費(fèi)用可以匯總，以每個(gè)員工為基礎(chǔ)來(lái)表示，并作為一項(xiàng)必要的勞動(dòng)力支出來(lái)描述。企業(yè)范圍內(nèi)的生產(chǎn)力工具，如Office365、Zoom和Slack，可以以類(lèi)似的方式進(jìn)行匯總和標(biāo)準(zhǔn)化。

CFO可能并不完全理解你的IT支出構(gòu)成，但如果你能證明你正在逐年向下管理這些成本，你就能獲得一顆金星，這有可能成為明年在這些支持類(lèi)別上花費(fèi)更多的理由。

多做財(cái)務(wù)規(guī)劃，而不是少做。這可能有悖于直覺(jué)，但可以考慮對(duì)當(dāng)前的支出進(jìn)行一次詳細(xì)的年中審查。到第二季度末，你可能已經(jīng)很清楚哪些領(lǐng)域可能會(huì)超出原定的預(yù)算目標(biāo)，哪些領(lǐng)域可能會(huì)低于最初的支出計(jì)劃，對(duì)今年剩余時(shí)間內(nèi)的支出進(jìn)行詳細(xì)預(yù)測(cè)也應(yīng)該比較容易。

將結(jié)果報(bào)告給你的CFO，開(kāi)始塑造對(duì)你明年可能需要增加資金的看法。你甚至可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些節(jié)約的領(lǐng)域，讓你可以進(jìn)行一些沒(méi)有列入本年度預(yù)算計(jì)劃的投資。如果你在財(cái)務(wù)上的勤奮給CFO留下了深刻的印象，你的CFO可能真的有一些隱藏的儲(chǔ)備，她愿意用這些儲(chǔ)備來(lái)恢復(fù)那些沒(méi)有進(jìn)入最初預(yù)算而削減的項(xiàng)目或活動(dòng)。

千萬(wàn)不要忘記，你的CFO并不認(rèn)為你現(xiàn)有的2021年預(yù)算是有保障的，多做些準(zhǔn)備。至少，詳細(xì)的年中審查可能會(huì)提供你所需的彈藥，防止IT資金被征用解決公司其他方面的問(wèn)題。

成為CFO最喜歡的共謀者。通常，CFO們得到了一個(gè)無(wú)賴的評(píng)價(jià)，他們常年被描述為吝嗇的成本削減者，他們對(duì)任何形式的IT支出都有一種基因上的厭惡。這通常更多的是反映了CIO未能理解CFO的戰(zhàn)略關(guān)注和支出優(yōu)先級(jí)。

在季度財(cái)報(bào)電話會(huì)議上，外部股票分析師用哪些財(cái)務(wù)問(wèn)題來(lái)折磨你的CFO?董事會(huì)正在討論哪些財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)問(wèn)題?你的CFO是否認(rèn)為過(guò)去兩年在提升后臺(tái)能力方面花費(fèi)太多，而希望將未來(lái)的IT支出集中在前臺(tái)生產(chǎn)力上?CFO是否因?yàn)閾?dān)心客戶留存率和凈促銷(xiāo)員評(píng)分下降而尋求改善客戶體驗(yàn)的創(chuàng)新方法?

如果你不能回答這些問(wèn)題，你就無(wú)法真正制作一個(gè)對(duì)你的CFO有意義的2022年預(yù)算。用營(yíng)銷(xiāo)術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)，你最終只會(huì)把一堆支出的想法扔到墻上，看看有什么能堅(jiān)持下來(lái)。這不太可能為你提出的支出計(jì)劃贏得多少籌碼。

不能做的事

永遠(yuǎn)不要建立一個(gè)證明IT價(jià)值的財(cái)務(wù)商業(yè)案例， IT的真正價(jià)值是在用戶的眼中，它無(wú)法用數(shù)學(xué)方法證明。業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門(mén)負(fù)責(zé)人的公開(kāi)表?yè)P(yáng)，比你所能構(gòu)建的任何數(shù)字更能讓你的CEO、CFO和COO相信IT的價(jià)值。

投資回報(bào)率的計(jì)算不可避免地采用了各種假設(shè)，并經(jīng)常包括硬性(財(cái)務(wù))和軟性(非財(cái)務(wù))效益。此外，許多重大舉措都伴隨著組織變革、人員計(jì)劃、物理工廠投資和其他業(yè)務(wù)決策，而IT在這些方面的功勞微乎其微，甚至沒(méi)有。匯總多個(gè)活動(dòng)的投資回報(bào)率預(yù)測(cè)或結(jié)果需要做很多工作，這種分析工作的結(jié)果也是不確定的。IT 價(jià)值計(jì)算可能會(huì)在公開(kāi)的會(huì)議室里被禮貌地討論，但在業(yè)務(wù)伙伴的辦公室里，他們總是在閉門(mén)造車(chē)的情況下表示深深懷疑。

盡可能避免外部基準(zhǔn)研究。C級(jí)高管對(duì)同類(lèi)公司在技術(shù)上的支出有著不可遏制的好奇心。CIO和CTO經(jīng)常被要求整理有關(guān)其他企業(yè)IT支出水平的信息，如占收入的百分比、占運(yùn)營(yíng)成本的百分比、占毛利潤(rùn)的百分比、每個(gè)員工的標(biāo)準(zhǔn)化等。

這些調(diào)查的結(jié)果是非常不可靠的，因?yàn)镮T支出在不同的公司以不同的方式發(fā)生，而且報(bào)告的方式也不一致。與IT價(jià)值討論的情況一樣，想要標(biāo)桿研究的結(jié)果激發(fā)更廣泛的興趣和知識(shí)上的好奇心(上帝保佑!)，需要獲得更多的標(biāo)桿數(shù)據(jù)。然而，普遍的事實(shí)是，沒(méi)有一個(gè)CIO僅僅因?yàn)樗麄冏C明自己的公司在IT上的支出比行業(yè)內(nèi)的其他公司少而使其年度支出提案增加。

那些被要求證明自己的價(jià)值或證明支出水平符合行業(yè)規(guī)范的IT集團(tuán)，都會(huì)暗自防備，試圖用本身就有缺陷的數(shù)據(jù)來(lái)證明自己的存在。CIO可能無(wú)法拒絕進(jìn)行這種研究的直接要求，但他們永遠(yuǎn)不應(yīng)該自愿這樣做。

你不要太在意

年度預(yù)算編制工作有時(shí)給人的感覺(jué)就像羅馬角斗場(chǎng)一樣。CIO們被推上預(yù)算編制的舞臺(tái)，所帶的不過(guò)是一套開(kāi)支建議和理由。業(yè)務(wù)伙伴可能會(huì)充當(dāng)觀眾，對(duì)CIO回避問(wèn)題和應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的能力感興趣。他們可能會(huì)幫助CIO捍衛(wèi)一個(gè)項(xiàng)目或計(jì)劃，以推進(jìn)自己的議程，有時(shí)候他們可能是反對(duì)者，因?yàn)镮T提議的支出計(jì)劃會(huì)對(duì)他們的預(yù)算或業(yè)務(wù)部門(mén)的盈利能力產(chǎn)生不利影響。

另一方面，CIO的IT團(tuán)隊(duì)成員將他視為自己的擁護(hù)者，為擴(kuò)大自身實(shí)力和聲望而奮斗。CIO們未能完成預(yù)算申請(qǐng)，團(tuán)隊(duì)成員會(huì)歸咎為CIO個(gè)人問(wèn)題，對(duì)其的信譽(yù)、影響力和領(lǐng)導(dǎo)能力提出質(zhì)疑，這是可以理解的。

在大多數(shù)情況下，現(xiàn)實(shí)很骨感。這個(gè)游戲基本上從一開(kāi)始就被操縱了，增加信息技術(shù)支出可能微乎其微，避免大幅削減可能是最好的結(jié)果。實(shí)際上，在正式的預(yù)算編制周期還沒(méi)開(kāi)始的六個(gè)月前，也就是現(xiàn)在，CFO已經(jīng)不經(jīng)意間考慮好了2022年的IT支出水平。

在這種情況下，不要把失敗看得太重，況且，你總會(huì)有下一次機(jī)會(huì)。死亡只有一次，預(yù)算和稅收每年都會(huì)發(fā)生!