《CIO修煉之道》第 5 講

大家好，我是河南森源集團(tuán)信息管理處信息主任段尊，也是《CIO修煉之道》的參與作者之一，我參與編寫的主題是《企業(yè)信息化項(xiàng)目規(guī)劃與實(shí)施實(shí)戰(zhàn)》。

今天給大家分享的話題是企業(yè)信息化如何定位、什么時(shí)候啟動(dòng)信息化規(guī)劃、信息化項(xiàng)目規(guī)劃和實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，與大家共同交流和學(xué)習(xí)。

關(guān)于企業(yè)的信息化發(fā)展階段，行業(yè)內(nèi)不同門派都有不同的說法，但是，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，有兩種方式：要么邀請咨詢公司做專業(yè)的信息化咨詢方案，要么CIO根據(jù)自己經(jīng)驗(yàn)摸索前行。我們主要討論在企業(yè)預(yù)算有限的情況下，如何做信息化系統(tǒng)的規(guī)劃和項(xiàng)目選型、實(shí)施、交付、運(yùn)營。

一、企業(yè)信息化如何定位

在規(guī)劃、建設(shè)信息化之前，企業(yè)首先應(yīng)從經(jīng)營戰(zhàn)略、體制、技術(shù)、管理、企業(yè)文化、人力資源、行業(yè)環(huán)境和競爭地位等方面，進(jìn)行全面的自我診斷和準(zhǔn)確定位。只有通過專業(yè)的機(jī)構(gòu)調(diào)研和梳理，確定企業(yè)信息化的關(guān)鍵需求、方針、范圍、階段、力度和深度等，才能很好地滿足企業(yè)目前和未來發(fā)展的IT戰(zhàn)略需求。

二、什么時(shí)候啟動(dòng)信息化規(guī)劃

從戰(zhàn)術(shù)上來看，企業(yè)信息化規(guī)劃和分步實(shí)施策略的時(shí)機(jī)非常重要，在企業(yè)的轉(zhuǎn)型階段、高速發(fā)展階段，或者突破發(fā)展瓶頸的階段，都直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗、市場競爭壓力、信息技術(shù)鏈和價(jià)值鏈的關(guān)系，從而在關(guān)鍵時(shí)刻提升企業(yè)的核心競爭力，發(fā)揮信息化系統(tǒng)的***價(jià)值。

三、企業(yè)信息化的IT戰(zhàn)略項(xiàng)目選型和價(jià)值

目前，按照行業(yè)的統(tǒng)一說法，集團(tuán)型企業(yè)的管控模式可以歸納為財(cái)務(wù)管控型、戰(zhàn)略管控型和經(jīng)營管控型三種主要形式。我所服務(wù)的這家企業(yè)就屬于戰(zhàn)略管控型。企業(yè)本身跨多個(gè)行業(yè)，業(yè)務(wù)分散在國內(nèi)多個(gè)城市，營銷擴(kuò)展到了歐美市場。企業(yè)信息化的目標(biāo)就是“追求協(xié)同效益”，通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)打通與ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、生產(chǎn)倉儲(chǔ)和物流體系(外包)一體化，實(shí)現(xiàn)總部對信息流，數(shù)據(jù)流、資金流的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管控，各部門實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公，降低企業(yè)運(yùn)營成本，從而為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

集團(tuán)管控模式的三種主要形式

信息化系統(tǒng)選型不能僅僅滿足企業(yè)某個(gè)部門的業(yè)務(wù)需求，要從長遠(yuǎn)和全盤考慮，符合企業(yè)未來三年甚至更長時(shí)間的戰(zhàn)略發(fā)展和IT戰(zhàn)略定位。信息化只有數(shù)據(jù)共享才更有價(jià)值，所謂大數(shù)據(jù)，不是企業(yè)有多少T的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，而是如何把非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)平臺(tái)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，給予可以定義的數(shù)據(jù)標(biāo)簽，通過數(shù)據(jù)的查詢和分析，根據(jù)不同條件自動(dòng)生成對業(yè)務(wù)部門和中高層領(lǐng)導(dǎo)有價(jià)值的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)報(bào)表。這樣，大數(shù)據(jù)才更有價(jià)值，信息化才能成為企業(yè)業(yè)務(wù)部門和中高層領(lǐng)導(dǎo)獲得***手真實(shí)數(shù)據(jù)的唯一渠道和平臺(tái)。信息化創(chuàng)造的價(jià)值決定地位，地位決定CIO在企業(yè)中的話語權(quán)和老板“有限資源”的優(yōu)先分配權(quán)，所以信息化報(bào)表的價(jià)值非常重要。

四、企業(yè)信息化選型和OA項(xiàng)目實(shí)施的階段性目標(biāo)

首先，作為項(xiàng)目管理，要有總體的實(shí)施計(jì)劃與里程碑

項(xiàng)目總體實(shí)施計(jì)劃與里程碑

企業(yè)業(yè)務(wù)部門或中高層領(lǐng)導(dǎo)確定要做信息化(實(shí)例：OA協(xié)同辦公平臺(tái))，要明確信息化項(xiàng)目的愿景：要達(dá)到什么目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)哪些功能模塊，將現(xiàn)有的供應(yīng)鏈管理提升到什么程度。從人力資源角度，成立項(xiàng)目小組需要哪些人參與，具體參與的時(shí)間周期。從財(cái)務(wù)角度，如何提升供應(yīng)鏈各部門間的協(xié)同效率，需要投入的資金預(yù)算，最終能降低多少運(yùn)營和管理成本。另外，要考慮實(shí)施的成本和風(fēng)險(xiǎn)，要分幾期來實(shí)施，每期要實(shí)現(xiàn)哪些具體功能?？紤]公司的SAP ERP系統(tǒng)、金蝶HER系統(tǒng)、老的OA系統(tǒng)等，是繼續(xù)升級還是替換，系統(tǒng)中已經(jīng)成熟的流程表單如何導(dǎo)出，系統(tǒng)數(shù)據(jù)如何和新的OA系統(tǒng)對接。還要考慮和后續(xù)的CRM客戶管理系統(tǒng)、智能化生產(chǎn)管理系統(tǒng)MES、先進(jìn)的自動(dòng)化倉儲(chǔ)物流系統(tǒng)的對接。

集團(tuán)型制造業(yè)公司的OA項(xiàng)目實(shí)施的三個(gè)階段

由于行業(yè)屬性和公司定位的差異，集團(tuán)型制造業(yè)公司的OA項(xiàng)目實(shí)施分為三個(gè)階段：

***階段：需求調(diào)研，規(guī)劃實(shí)施藍(lán)圖;第二階段：全面流程梳理和上線，移動(dòng)信息化平臺(tái)實(shí)施推廣;第三階段：系統(tǒng)集成開發(fā)，配合專業(yè)的培訓(xùn)和推廣方法。

簡單來說，***階段，要確定OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能，包括門戶、“成熟”業(yè)務(wù)流程和知識(shí)目錄三個(gè)核心要素。所謂的成熟業(yè)務(wù)流程，要有管理制度做支撐，要有公司已經(jīng)制定的業(yè)務(wù)審批權(quán)責(zé)體系和明晰的業(yè)務(wù)邏輯，業(yè)務(wù)部門要認(rèn)可這樣的業(yè)務(wù)審批流程，并且在流程調(diào)研和梳理過程中不斷優(yōu)化，在審批高效和風(fēng)險(xiǎn)管控之間做好平衡。這很關(guān)鍵，決定著流程實(shí)施的有效和順暢性。

門戶要結(jié)合公司的網(wǎng)站風(fēng)格，一般包括集團(tuán)門戶、分公司門戶、報(bào)表門戶、項(xiàng)目門戶、高管門戶(報(bào)表門戶)、個(gè)人門戶等。版面風(fēng)格要統(tǒng)一，功能模塊布局要合理，符合多數(shù)基層用戶和中層管理者的實(shí)際操作需求，這很大程度上決定了系統(tǒng)上線后用戶對此項(xiàng)目交付的滿意度。

知識(shí)目錄建議先規(guī)劃一級目錄，按照職能中心或部門的分法不科學(xué)，建議新的規(guī)劃按照業(yè)務(wù)類別做具體的目錄劃分，便于公司業(yè)務(wù)部門后續(xù)的擴(kuò)展和合并，知識(shí)目錄多數(shù)都可以滿足變更的需求。根據(jù)業(yè)務(wù)部門的不同需求規(guī)劃二級目錄，三級目錄，建議不要超過三級知識(shí)目錄。

第二階段：全面進(jìn)行流程梳理，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的OA系統(tǒng)要滿足以下四個(gè)核心功能點(diǎn)：全面移動(dòng)化、全面社交化、全面云端化、全面平臺(tái)化。要實(shí)現(xiàn)以上四個(gè)功能，首先要結(jié)合移動(dòng)信息化的特點(diǎn)，結(jié)合員工和公司中高層手機(jī)隨身攜帶的特點(diǎn)，做到隨時(shí)隨地移動(dòng)化辦公。

OA系統(tǒng)的核心功能點(diǎn)

第三階段，在前兩階段功能完善和穩(wěn)定運(yùn)行后，業(yè)務(wù)部門的需求將被進(jìn)一步挖掘和滿足。此時(shí)，業(yè)務(wù)部門要考慮和其它部門的對接開發(fā)，比如，和HR系統(tǒng)的集成開發(fā)，可以實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)和人員信息的同步(OA和HR);結(jié)合域控服務(wù)器實(shí)現(xiàn)DLAP單點(diǎn)登錄，憑借統(tǒng)一的認(rèn)證中心，每個(gè)人授權(quán)一套賬戶和密碼可以登錄所有的應(yīng)用系統(tǒng)，做到用戶的便捷應(yīng)用。

后端和SAP ERP系統(tǒng)的開發(fā)，可以彌補(bǔ)SAP系統(tǒng)對流程審批設(shè)置的不足。比如，采購訂單審批流程，從SAP系統(tǒng)錄入訂單后直接從OA系統(tǒng)中觸發(fā)審批流程，相關(guān)表單基礎(chǔ)數(shù)據(jù)直接從SAP系統(tǒng)中帶出。流程審批完成后，審核后的表單數(shù)據(jù)再反寫回SAP系統(tǒng)表單中，并且在OA系統(tǒng)中留下審核日志記錄和表單數(shù)據(jù)記錄，甚至可以直接將流程轉(zhuǎn)表單后導(dǎo)出。

銷售訂單審批流程圖

今天先講這么多，后續(xù)在第二講中和大家進(jìn)行交流，歡迎大家繼續(xù)關(guān)注《CIO修煉之道》的開講節(jié)目。