人們將許多IT領(lǐng)導(dǎo)者視為推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略高管，但如果他們只是向執(zhí)行董事會(huì)做適量的演示是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。相反，IT領(lǐng)導(dǎo)者必須學(xué)習(xí)如何成為講故事的高手，用引人入勝的敘事吸引受眾。

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Gartner的高級(jí)研究主管Ed Gabrys說：“技術(shù)的效用不僅僅是提高效率，對(duì)客戶和利潤流產(chǎn)生影響。行政團(tuán)隊(duì)對(duì)首席信息官是有期望的，所以后者必須建立這樣的期望。”

活力四射的TED演講、社交媒體紅人和業(yè)界知名的思想領(lǐng)袖在一定程度上推動(dòng)了這一期望，這一切也同時(shí)提高了人們對(duì)演講質(zhì)量的期望。未能盡早吸引受眾的首席信息官可能會(huì)在演講中受到冷落。Gabrys說，95%的受訪者在會(huì)議期間承認(rèn)，他們開會(huì)時(shí)同時(shí)會(huì)干別的事情，包括看手機(jī)。

下面來看看軟件即服務(wù)(SaaS)應(yīng)付賬款軟件提供商AvidXchange的首席信息官Gabrys和Angelic Gibson為希望熟練掌握演示文稿的首席信息官提供了哪些建議。

做好功課

Gibson在創(chuàng)建演示文稿時(shí)往往會(huì)請(qǐng)一位或多位董事會(huì)成員對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。這有助于她對(duì)自己要傳達(dá)的信息進(jìn)行“壓力測試”和磨練。他說：“我們經(jīng)常受自己思維的限制，我們并沒有做到平易近人。演示文稿必須達(dá)到很高的水平，高到足以讓董事會(huì)中的每個(gè)人都能理解。”

精心制作故事

演示要獲得成功，最重要的一點(diǎn)是把精力集中于一個(gè)重要的觀念，例如，闡明能支持你的數(shù)字業(yè)務(wù)的計(jì)劃。Gibson說，講故事有助于董事會(huì)了解需要獲批的投資對(duì)業(yè)務(wù)的影響。“必須讓董事會(huì)覺得你要傳達(dá)的信息與他們息息相關(guān)，這很重要。”

從哪兒開始呢?Gabrys認(rèn)為，描述故事的講述者，詳細(xì)說明他們的愿望、目標(biāo)和抱負(fù)，及其所面臨的難題和獲得成功的可能途徑。這個(gè)講述者也許叫“佳佳”或“明明”，他們可以作為你典型客戶的替身。首席信息官能夠很好地編制引人入勝的故事，因?yàn)樗麄兪煜っ總€(gè)高管所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)流程。他說：“一個(gè)扣人心弦的故事會(huì)貫穿所有忠于集體的要素。”

Gibson補(bǔ)充說，你要傳達(dá)你提出這個(gè)請(qǐng)求的“原因”(包括詳細(xì)說明競爭力和市場動(dòng)態(tài)是如何對(duì)請(qǐng)求產(chǎn)生影響力的)，這對(duì)你要講的故事至關(guān)重要。首席信息官還必須估算采取舉措創(chuàng)造價(jià)值所需的時(shí)間并詳細(xì)說明可能減慢產(chǎn)品上市速度的種種阻力。

在構(gòu)思故事時(shí)，請(qǐng)注意各種常見的陷阱。如果你正在尋求購買新的云服務(wù)或人工智能應(yīng)用程序的資金，那么請(qǐng)你尋求更多的資金，你要對(duì)所處的競爭格局做出解釋，對(duì)需要立即采取行動(dòng)來支持佳佳或明明的原因做出解釋。雖然這樣的解決方案有助于推動(dòng)業(yè)務(wù)成果，但你要抵制以此方案為主導(dǎo)的誘惑。不幸的是，許多IT領(lǐng)導(dǎo)者正是以此來展開故事。Gabrys說：“如果他們以錯(cuò)誤的順序開始，那么他們已經(jīng)失去了受眾。”

此外，請(qǐng)不要過多使用術(shù)語和行話，否則沒人會(huì)聽你說話。盡管首席信息官應(yīng)解釋技術(shù)的本質(zhì)，用途及其必不可少的原因，但是董事會(huì)十有八九會(huì)錯(cuò)過種種技術(shù)細(xì)節(jié)。

對(duì)演說進(jìn)行調(diào)整

每隔十分鐘進(jìn)行一次調(diào)整。研究表明，人們會(huì)在十分鐘后對(duì)演示文稿做出調(diào)整，因此，請(qǐng)對(duì)你的聲音力度、文稿格式、媒體類型或互動(dòng)方式做出調(diào)整。

1. 使用停頓來表現(xiàn)“謙遜”和“魅力”

Gabrys建議，在話語和重要想法快說完時(shí)要暫停一下，這樣受眾才有時(shí)間思考。另外，請(qǐng)確保對(duì)語速和篇幅做出調(diào)整。然后才停頓。這就是所謂的“表現(xiàn)謙遜”。進(jìn)一步延長停頓時(shí)間，長到受眾感到有點(diǎn)不自在。然后關(guān)注聽眾并向其致意。這就是所謂的“表現(xiàn)魅力”。

2. 提出問題以促進(jìn)對(duì)話

不要把話說死，試著這樣說，例如“不妨花點(diǎn)時(shí)間想想數(shù)字化巨頭正在做哪些我們還沒在做的事情”。然后暫停一下電源，并向受眾傳達(dá)明確的信息，表明該問題需要得到反思和回答。不要這樣說“在這樣那樣的情況發(fā)生時(shí)難道不令人沮喪嗎”之類的修辭疑問句。這樣的問題僅用于強(qiáng)調(diào)，并不能得到你想要的答案。

3. 提高參與度

知道孩子如何在精心安排中成長嗎?你的受眾雖然是成人，但他們也可能因?yàn)閰⑴c肢體方面的活動(dòng)而受益。例如，讓受眾參與舉手提問的會(huì)議環(huán)節(jié)或要求他們?cè)谑謾C(jī)上進(jìn)行調(diào)研，Gabrys這樣說道。最后，鼓勵(lì)他們與身邊的其他受眾互動(dòng)，其方法是通過分享某個(gè)故事或讓他們來解決某個(gè)問題。

4. 結(jié)尾鏗鏘有力

許多扣人心弦的故事都關(guān)系到開端。例如，你可能提出了尚未得到回答的問題，或者開始講述尚未講完的故事。盡自己所能回答問題，把故事講完或重定義最初的前提。最后總結(jié)關(guān)鍵要點(diǎn)和號(hào)召性用語。告訴他們下一步該怎么做，以便他們可以落實(shí)你所提供的互動(dòng)機(jī)會(huì)。

5. 評(píng)估你要傳達(dá)的信息

Gibson說，一個(gè)文稿往往無法講完整個(gè)故事，必須延伸開來，分成十幾個(gè)部分，每個(gè)部分時(shí)長約一刻鐘。開完董事會(huì)會(huì)議后花一些時(shí)間查看演示文稿和受眾的意見反饋，這有助于你對(duì)已經(jīng)傳達(dá)的信息進(jìn)行完善。就哪些內(nèi)容引起了董事會(huì)的共鳴(哪些問題沒有)而發(fā)問，以評(píng)估哪些內(nèi)容可行并用其來改善和推進(jìn)下一次會(huì)議要講述的故事。

首席信息官可以采取許多其他步驟來確保演講成功并贏得董事會(huì)的支持。Gabrys說，與受眾保持密切的眼神交流，具體方法是每次只專注于一部分受眾。還要走下講臺(tái)，雙手富有表現(xiàn)力。