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今年春天，邁克·安德森(Mike Anderson)花了很多時(shí)間就Salesforce公司的事情進(jìn)行了艱難的對(duì)話。

“Salesforce軟件在職能上由銷售運(yùn)營部門負(fù)責(zé)，”云安全提供商N(yùn)etskope的首席信息官兼首席數(shù)字官解釋說。“人們沒有對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行管理。你在這里添加一個(gè)字段，然后在那里又添加一個(gè)字段——當(dāng)你可以在這樣的系統(tǒng)中添加更多字段時(shí)，銷售人員會(huì)很喜歡。”

短時(shí)間是沒有問題的。但在二月份，安德森和他的團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)Salesforce Opportunity對(duì)象中有499個(gè)字段，而其最大數(shù)量為500個(gè)字段。

安德森知道他必須要采取行動(dòng)，而且無論他選擇怎樣做，對(duì)于他的業(yè)務(wù)同事來說都可能是不受歡迎的。這是首席信息官為了公司利益，為了維護(hù)安全性，為了利用現(xiàn)有IT資源獲得最大業(yè)務(wù)利益，或(在這一情況下)為了確保重要系統(tǒng)保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而不得不做出的一次不受歡迎的決定。

艱難的決定可能是首席信息官工作中最危險(xiǎn)的部分，但如果處理得當(dāng)，這不會(huì)破壞您的職業(yè)生涯。事實(shí)上，做出艱難決定的能力很可能會(huì)塑造您的職業(yè)生涯。

以下是首席信息官必須做出的一些最常見的不受歡迎的決定，以及如何更好地進(jìn)行管理。

1. 在之前無人管理的區(qū)域?qū)嵤┲卫?/h3>

這就是安德森為解決Netskope公司中有關(guān)Salesforce軟件問題必須要做的事情。他表示，在許多公司中，尤其是快速發(fā)展的公司，應(yīng)用程序都是由使用這些程序的職能部門來管理。“銷售人員有他們自己的工具，營銷人員有他們自己的工具，客服人員也有他們自己的工具。但在某些交叉點(diǎn)上，如果你做得不對(duì)，你可能會(huì)毀掉其他人的工作，”他說。“這就是我們當(dāng)時(shí)所處的情況。”

這導(dǎo)致了需要做出另一個(gè)不受歡迎的決定。“我不得不告訴我們正在試圖轉(zhuǎn)向使用Salesforce工具的支持團(tuán)隊(duì)，‘我知道你們已經(jīng)支付了許可證費(fèi)用，這已讓我們花錢了，但你們需要等一下。我們必須要先打好基礎(chǔ)，然后才能投入更多的資源，’”他說。

他解釋道，他知道這是個(gè)壞消息，但另一種選擇則更糟糕。“你要么可以匆忙開始去做，最終我們可能無法有效地進(jìn)行銷售，而且無法為我們的客戶提供支持，要么我們可以按照正確的工作順序進(jìn)行，讓這些許可證暫時(shí)擱置一段時(shí)間，”他告訴他們。“我知道這可能會(huì)很痛苦，但這與無法為客戶提供支持相比要好得多。”

隨著支持團(tuán)隊(duì)的部署工作被擱置，安德森開始與所有可能受到影響的人進(jìn)行交談，以確定哪些領(lǐng)域是真正必要的，哪些領(lǐng)域沒有必要。“到目前為止，我已經(jīng)進(jìn)行了70次談話，平均每天兩次，會(huì)詢問他們，‘你的首要工作是什么?你正在做什么工作?'”

根據(jù)他們的回答，安德森的團(tuán)隊(duì)能夠從Opportunity對(duì)象中刪除80個(gè)字段，使字段數(shù)量完全低于最大值500。在IT部門中Salesforce軟件主管領(lǐng)導(dǎo)下，該團(tuán)隊(duì)現(xiàn)在正在創(chuàng)建一些新的自定義對(duì)象，其中包含一些當(dāng)前字段。

2.對(duì)新技術(shù)說“不”

大多數(shù)時(shí)候，IT主管們喜歡部署新技術(shù)。但有時(shí)說“不”是對(duì)新技術(shù)請(qǐng)求的最好回答。這可能是因?yàn)樗枰募夹g(shù)對(duì)您的組織來說不夠安全或不夠成熟，或者因?yàn)樵摷夹g(shù)無法與現(xiàn)有系統(tǒng)很好地融合。還有可能是該技術(shù)所帶來的好處與其需要付出的IT資源不匹配?；蛘咴摷夹g(shù)可能是一個(gè)好主意，但與其他更緊急的舉措相比優(yōu)先級(jí)較低。

協(xié)作軟件公司Fuze的首席信息官克里斯•康瑞(Chris Conry)說：“這是我與企業(yè)中其他職能部門主管之間最常見且艱難的一種對(duì)話。”

“有時(shí)，業(yè)務(wù)職能部門同事會(huì)認(rèn)為某些事情非常重要，但這不符合您已經(jīng)計(jì)劃好的工作優(yōu)先事項(xiàng)。您已經(jīng)將資源分配到這些優(yōu)先工作事項(xiàng)上。因此，您必須向職能部門的同事進(jìn)行說明，他們的優(yōu)先工作事項(xiàng)并不是自己的首要工作，要么需要等待，要么可能需要外包出去。”

康瑞如何處理這些艱難的對(duì)話?“首先，要非常體諒他們的需求。確保他們知道你在傾聽，而且你明白為什么這些事情對(duì)他們很重要。同時(shí)，對(duì)他們要坦誠相待。”而且，他說，“你越有能力來應(yīng)對(duì)這種緊張局面，就越適合將線下交流變?yōu)橐粚?duì)一會(huì)面或虛擬會(huì)面。”

當(dāng)提出請(qǐng)求的人是一名高級(jí)主管時(shí)，說“不”會(huì)特別困難。這種情況曾經(jīng)發(fā)生在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)公司Pure Storage的首席信息官凱茜•索斯維克(Cathy Southwick)身上。“當(dāng)你引進(jìn)視頻聊天技術(shù)時(shí)，你最不想做的就是對(duì)其進(jìn)行定制，”她說。但一位高級(jí)主管想要這樣做，以便于每當(dāng)有人走進(jìn)會(huì)議室時(shí)，軟件就會(huì)立即啟動(dòng)。雖然這在技術(shù)上是可行的，但索斯維克知道，IT資源用于創(chuàng)建和維護(hù)這一定制化功能并不值得。

因此，她就這樣進(jìn)行解釋。“我說過，如果我有一塊錢可以花，那么我想將其花在可提升我們的業(yè)務(wù)或客戶體驗(yàn)的東西上，”她回憶道。“當(dāng)我用他們的語言，以及用他們看待我們?cè)诋a(chǎn)品方面所做投資的方式來解釋時(shí)，他們的回答是，‘哦，這是有道理的。’”

3.把錢花在沒有明顯好處的東西上

業(yè)務(wù)主管們會(huì)對(duì)部署熱門的新數(shù)字技術(shù)而感到高興，因?yàn)檫@些技術(shù)將為銷售人員帶來更好的洞察力或?yàn)榭蛻籼峁┮恍┬鹿δ?。?dāng)從用戶的角度來看，如果最終結(jié)果不會(huì)帶來任何改變，那么沒有人會(huì)對(duì)一個(gè)投資數(shù)百萬美元的項(xiàng)目感到高興。

然而，IT部門必須定期進(jìn)行這類投資，以升級(jí)或保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施。或者有時(shí)，IT部門不得不花錢來償還所欠的技術(shù)債務(wù)。

“人們想要得到X，但他們真正想要的是X + Y + Z，”Netskope公司的安德森說。“因此，團(tuán)隊(duì)會(huì)匆忙地將所有這些功能整合在一起，然后不可避免的是，他們會(huì)偷工減料以將這些功能做出來。”

這意味著他們之后還必須回頭解決一些問題。“如果IT部門的人一直沒有完成所拖欠的工作任務(wù)，那么你會(huì)不得不說，‘我們不會(huì)在兩個(gè)月內(nèi)開發(fā)出任何新功能，我們將繼續(xù)給團(tuán)隊(duì)支付工資，而且花費(fèi)同樣多的錢。我們基本上必須解決我們過去兩年中所做的所有偷工減料的工作，’”他說。

這通常不受IT部門員工的歡迎，他們更喜歡開發(fā)一些新東西，同樣也不受使用者的歡迎，他們渴望使用一些新功能。為了避免這種情況，安德森說，“重要的是在一開始就說，‘我們將在工作過程中預(yù)留一定比例的精力來解決拖欠的工作，這樣我們就不會(huì)讓拖欠的工作變成一個(gè)大問題，而需要用幾個(gè)月時(shí)間來解決。”

在一些不會(huì)給使用者帶來明顯益處的工作上，您如何更好地解釋進(jìn)行投入的必要性?“我會(huì)鼓勵(lì)客戶通過類比來解釋，”高德納咨詢公司知名的副總裁蒂娜·努諾(Tina Nunno)說。例如，一位已經(jīng)任職幾個(gè)月的首席信息官受邀向董事會(huì)講述他對(duì)公司技術(shù)工作的計(jì)劃。“他只向董事會(huì)展示了一個(gè)幻燈片。而這是一張照片，其中一棟房屋的基礎(chǔ)是建在海灘上，”她說。“他說，‘這就類似于我們的技術(shù)狀況。我們擁有一所房子，它可以正常使用，但沒有任何基礎(chǔ)，因?yàn)槲覀儧]有對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行投入。所以，如果大浪或大風(fēng)來襲，它就會(huì)倒塌。在接下來的幾年里，我的計(jì)劃就是要打造基礎(chǔ)。’”

這種做法是有效的。不僅董事會(huì)批準(zhǔn)了這一投資，而且，努諾表示，幾年后他們還在談?wù)撃菑埢脽羝?ldquo;他們說，‘這是我們過去的樣子，但現(xiàn)在不是那樣了。’”

德勤咨詢公司(Deloitte Consulting)副首席執(zhí)行官里奇•潘科斯基(Rich Penkoski)表示，另一種有效的方法是找出和強(qiáng)調(diào)某一基礎(chǔ)設(shè)施或維護(hù)項(xiàng)目具有的商業(yè)利益。例如，他說，一家金融公司需要更換其核心金融系統(tǒng)。這是“人們能想到的一個(gè)最基本的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目”。新的基礎(chǔ)設(shè)施將為測(cè)試一些人工智能技術(shù)創(chuàng)造一個(gè)安全的環(huán)境，因此他向公司的業(yè)務(wù)主管強(qiáng)調(diào)了這一點(diǎn)。“突然之間，該項(xiàng)目因?yàn)檫@些試點(diǎn)工作而出名，”潘科斯基說。“他們實(shí)際上選擇了堅(jiān)持做下去，而不是做一些更有趣的事情，因?yàn)樗麄兿肟吹饺斯ぶ悄芨拍畲笠?guī)模地推廣。”

他補(bǔ)充說，每個(gè)項(xiàng)目，即使是基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，都具有戰(zhàn)略價(jià)值，否則你就不應(yīng)該去做。您應(yīng)該能夠說出其價(jià)值是什么。“我認(rèn)為，當(dāng)首席信息官無法清楚地闡明他們正在做的事情如何能夠增強(qiáng)企業(yè)戰(zhàn)略時(shí)，那么此時(shí)他就做得不夠好。”

4.申請(qǐng)更多的資金

在某種情況下，這是幾乎每個(gè)首席信息官都要糾結(jié)的一個(gè)決定。“我應(yīng)該要更多的資金嗎?我什么時(shí)候去要?我該要多少錢?當(dāng)我知道人們不想花錢時(shí)，我是否該去要錢?”努諾說。

她表示，對(duì)于決定想要獲取更多資金的首席信息官，最好的方法是將這件事變成一種選擇。與她之前共事過的一位首席信息官被告知要將預(yù)算與上一年持平。她沒有簡單地遵從，而是去找了董事會(huì)。“她做這件事的方式很聰明，”努諾說。“她說，‘如果我們的預(yù)算與去年持平，則可能發(fā)生這樣的情況。’然后她拿出了一份逐項(xiàng)列出的清單，并說，‘如果你想要這個(gè)、這個(gè)、那個(gè)或那個(gè)，那么這會(huì)花這么多錢。’然后她就把決定權(quán)交給他們。”果然，董事會(huì)批準(zhǔn)了她列出項(xiàng)目中的兩個(gè)。

對(duì)于索斯維克來說，獲得更多資金的關(guān)鍵是讓高層管理人員全面了解IT部門的工作方向和成本。“其中一部分工作是預(yù)測(cè)您將需要什么以及何時(shí)需要，”她說。 “當(dāng)您向首席財(cái)務(wù)官或您的業(yè)務(wù)合作伙伴講述這些事情時(shí)，您要從整體情況開始講述，這樣他們才能理解。這是我們目前所擁有的東西，這是我們將需要的東西。并讓他們有機(jī)會(huì)幫助您制定您要推進(jìn)的方向。”

5.推動(dòng)組織機(jī)構(gòu)更快地變革

技術(shù)的發(fā)展瞬息萬變，但并非所有組織都已準(zhǔn)備好、愿意或能夠適應(yīng)如此迅速的變化。努諾說：“我認(rèn)為，對(duì)于許多希望更努力地推動(dòng)其組織采用更具戰(zhàn)略性技術(shù)的首席信息官來說，這是一個(gè)艱難的決定。”“要進(jìn)行多大的變革才能真正使企業(yè)受益，而不會(huì)給企業(yè)帶來超出合理水平的壓力?”

她補(bǔ)充說，說服組織機(jī)構(gòu)與時(shí)俱進(jìn)的最好方法是使用證據(jù)，而不是數(shù)據(jù)。通過在少數(shù)員工或客戶中進(jìn)行試用來測(cè)試新技術(shù)。一旦高管和用戶看到該技術(shù)在小范圍內(nèi)是可行的，他們可能會(huì)傾向于在更大范圍內(nèi)進(jìn)行嘗試。

有時(shí)推動(dòng)變革是值得的，即使你可能不喜歡其后果。努諾回憶起一位從事轉(zhuǎn)型工作的首席信息官，該首席信息官曾為一家急需進(jìn)行技術(shù)現(xiàn)代化升級(jí)的公司工作。這位首席信息官首先讓公司承諾在未來兩年內(nèi)將IT預(yù)算增加一倍。實(shí)際上，這意味著該公司其他部門在此期間不能增加預(yù)算。

其結(jié)果是什么?“該公司的發(fā)展更加成功，”努諾說。“然后，這名首席信息官離職了，因?yàn)檫@就是從事轉(zhuǎn)型的首席信息官該做的。他們會(huì)做出很多變革。他們會(huì)做出許多不受歡迎的決定，因?yàn)檫@就是他們?cè)撟龅?。他們?huì)治理各種混亂的工作。在他們完成這些工作后，他們就會(huì)離職。”

她表示，一方面，從事轉(zhuǎn)型工作的首席信息官們通常不想去管理一個(gè)運(yùn)行平穩(wěn)的IT團(tuán)隊(duì)。他們通常更喜歡去那些需要全部改革的公司。但即使他們真的想留下來，可能也沒那么容易。“想想看，”她說。“即使那個(gè)公司非常欣賞他過去的工作，但也決不會(huì)原諒他所作的事情。”