CIO對(duì)冗長(zhǎng)、復(fù)雜的審批流程并不陌生。每次他們想要引入新的IT供應(yīng)商時(shí)，都必須經(jīng)過(guò)多個(gè)級(jí)別的審批：采購(gòu)、法律、合規(guī)等。這一過(guò)程可能需要3-6個(gè)月的時(shí)間，有時(shí)當(dāng)審核完成，一切可能都為時(shí)已晚。

與此同時(shí)，趨勢(shì)似乎正朝著更加復(fù)雜和繁重的審批流程發(fā)展。部分原因在于風(fēng)險(xiǎn)增加以及更多的隱私和合規(guī)性法規(guī)出臺(tái)，而且所需的檢查和簽字?jǐn)?shù)量也在不斷增加。

加州大學(xué)圣地亞哥分校(UCSD)的CIO VinceKellen補(bǔ)充道，合同中網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)賠償條款也往往是一個(gè)癥結(jié)所在。網(wǎng)絡(luò)安全所需的內(nèi)容可能因供應(yīng)商而異，但對(duì)于駐留在數(shù)據(jù)中心的服務(wù)，則更受關(guān)注。

最后，合同談判和修訂可能需要幾個(gè)月的時(shí)間，因?yàn)榉蓤F(tuán)隊(duì)會(huì)修改適合雙方的語(yǔ)言和條款。

有時(shí)，當(dāng)CIO克服這些障礙時(shí)，使用新供應(yīng)商實(shí)際上可能為時(shí)已晚。專家稱，以下是CIO可以采取的簡(jiǎn)化IT供應(yīng)商采用流程的步驟。

利用自動(dòng)化

Deloitte Consulting LLP首席云戰(zhàn)略官DavidLinthicum表示，自動(dòng)化是IT可以用于引入新IT技術(shù)供應(yīng)商的最有效武器。它可以用于自動(dòng)化通常是手動(dòng)的核心流程，例如確保協(xié)議簽署或?qū)θ魏涡枰诂F(xiàn)場(chǎng)的工程師進(jìn)行審核。自動(dòng)化還能確保解決合規(guī)流程，完成計(jì)費(fèi)和稅務(wù)表格，并將IT供應(yīng)商納入應(yīng)付流程，包括可接受的電子發(fā)票格式和付款選項(xiàng)。

引入工作流系統(tǒng)

采用流程中一個(gè)常見瓶頸是工作流本身。許多公司仍然依靠電子郵件、Teams或Slack消息及其他手動(dòng)提醒來(lái)發(fā)送文書工作、驗(yàn)證信息或完成其他審核任務(wù)。

Lexmark公司首席技術(shù)和信息官兼高級(jí)副總裁VishalGupta介紹稱，Lexmark使用ServiceNow來(lái)管理其工作流，消除了可能會(huì)占用寶貴審核時(shí)間的手動(dòng)任務(wù)，從而簡(jiǎn)化了整個(gè)采用流程。

設(shè)定技術(shù)集成標(biāo)準(zhǔn)

如果缺乏技術(shù)集成，引入供應(yīng)商也可能需要耗費(fèi)一段時(shí)間。根據(jù)UCSD的Kellen的說(shuō)法，教育對(duì)某些形式的集成有標(biāo)準(zhǔn)，例如數(shù)據(jù)集成，可以簡(jiǎn)化流程。如果有現(xiàn)實(shí)存在的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，請(qǐng)遵循它。

Kellen補(bǔ)充道，如果有可能，推動(dòng)供應(yīng)商采用更新的集成技術(shù)而非舊的集成技術(shù)。例如，這可以包括允許流式數(shù)據(jù)(streamingdata)的現(xiàn)代集成方法，例如Kafka。這些技術(shù)通常比傳統(tǒng)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)供應(yīng)商流行的RESTful API成本更低。

讓供應(yīng)商采用最現(xiàn)代的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)能夠簡(jiǎn)化加盟流程。這通常適用于軟件供應(yīng)商，但即使是今天的硬件供應(yīng)商也有需要與現(xiàn)有技術(shù)集成的服務(wù)。

考慮合同聯(lián)盟

UCSD的Kellen表示，預(yù)先協(xié)商的合同也可以加快采用流程。公共部門通常擁有預(yù)先談判合同的聯(lián)盟，這使得它們對(duì)采購(gòu)官員更具吸引力。

對(duì)于沒有資源和條件擁有聯(lián)盟的小型企業(yè)，Kellen建議保留可以協(xié)商初步協(xié)議的法律顧問(wèn)。簽署初始協(xié)議后執(zhí)行的所有工作都可以根據(jù)這些條款進(jìn)行。雖然這可能會(huì)在一開始就延長(zhǎng)談判時(shí)間，但至少可以確保公司以后不會(huì)遇到任何不可預(yù)見的后果。

對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類

加快IT供應(yīng)商加盟的另一種方法是將供應(yīng)商按層分類，然后對(duì)其應(yīng)用適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)活動(dòng)。Info-Tech Research Group和SoftwareReview的首席研究總監(jiān)StevenJeffery認(rèn)為，“組織和IT部門不應(yīng)在供應(yīng)商采用過(guò)程中采用‘一刀切’的方法。作為盡職調(diào)查過(guò)程的一部分，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類或分層將有助于識(shí)別你真正需要的戰(zhàn)略、運(yùn)營(yíng)、戰(zhàn)術(shù)、商品或一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)供應(yīng)商?！?/p>

預(yù)測(cè)未來(lái)需求

雖然沒有人可以完全預(yù)測(cè)未來(lái)，但提前預(yù)測(cè)公司的需求并盡快開始采購(gòu)流程可能意味著更短的采用周期。例如，企業(yè)可能會(huì)聯(lián)系首選供應(yīng)商，并讓他們知道兩年內(nèi)RFP即將到來(lái)。

公司只需進(jìn)行良好的規(guī)劃，讓供應(yīng)商為你正在做的事情做好準(zhǔn)備，因?yàn)樗麄兡芗霸绲玫酵ㄖ?，就可以提前做好?zhǔn)備，從而減少延誤。