預(yù)算是否超支一直就是檢驗(yàn)項(xiàng)目成敗的試金石。在2020年，新冠肺炎的大流行使保持預(yù)算成為了一個(gè)更大的噩夢，最成功的公司和最好的項(xiàng)目經(jīng)理都面臨著在巨大的不確定性中謹(jǐn)慎管理財(cái)務(wù)資源的終極考驗(yàn)。

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許多利益相關(guān)者將不得不重新審視他們不斷變化的優(yōu)先級、預(yù)算和項(xiàng)目成功或失敗的定義?，F(xiàn)在，全球的不確定性也加劇了項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者及其團(tuán)隊(duì)改變預(yù)算策略和項(xiàng)目執(zhí)行的壓力。因此，有效的預(yù)算管理將是那些重視自己職業(yè)生涯的項(xiàng)目經(jīng)理所關(guān)注的主要領(lǐng)域。

以下是在不確定性增加的情況下，在成本大幅超支之前，保持項(xiàng)目預(yù)算控制的六個(gè)策略。

了解利益相關(guān)者的真實(shí)需求和期望

利益相關(guān)者所說的他們在項(xiàng)目中需要或期望的東西通常并不像看上去那么簡單。這可能會(huì)導(dǎo)致雙方都有不明確的目標(biāo)和期望。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理、贊助商、團(tuán)隊(duì)成員和供應(yīng)商對利益相關(guān)者的真實(shí)愿望沒有很好的理解，就幾乎不可能在這種情況下確定項(xiàng)目的需求是什么。請確保投入盡可能多的時(shí)間來更深入地理解利益相關(guān)者的期望。最終，包括預(yù)算在內(nèi)的一切都是由利益相關(guān)者的期望、可交付成果和其他需求來定義的。因此，有效管理項(xiàng)目預(yù)算的第一步是確保項(xiàng)目需求能夠得到所有利益相關(guān)方的準(zhǔn)確識別、記錄和確認(rèn)，并傳達(dá)給所有相關(guān)方。這一關(guān)鍵步驟應(yīng)該在預(yù)算確定之前就完成。許多項(xiàng)目都是圍繞著需求啟動(dòng)的，但卻是圍繞著期望去執(zhí)行的，這會(huì)自動(dòng)使項(xiàng)目面臨預(yù)算超支的風(fēng)險(xiǎn)，讓每個(gè)人都感到失望。

認(rèn)識到環(huán)境的變化

當(dāng)需要估算成本時(shí)，要現(xiàn)實(shí)一點(diǎn)——為不可預(yù)見的變化留出空間。當(dāng)情況發(fā)生變化時(shí)，確保能夠從所有適用的利益相關(guān)者那里獲得信息。更重要的是，要建立應(yīng)急機(jī)制。這一步驟是必不可少的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)公司在流感大流行期間都發(fā)現(xiàn)了這一點(diǎn)。你無法控制的許多因素都會(huì)影響你的預(yù)算，包括供應(yīng)品定價(jià)、資源、勞動(dòng)力、融資、產(chǎn)品/服務(wù)短缺、貨幣兌換等。今天，許多基本產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格都比新冠肺炎來臨之前高得多了。你需要確保供應(yīng)商能夠兌現(xiàn)承諾，并準(zhǔn)備好一份備份計(jì)劃?？梢詮钠渌嫦嚓P(guān)者那里獲得信息，并審查供應(yīng)商和銷售商，這可以在很大程度上幫助你制定一個(gè)更現(xiàn)實(shí)的預(yù)算，即使在有無法預(yù)見的情況影響成本的情況下也能夠被滿足。我見過許多項(xiàng)目經(jīng)理對不斷上漲的成本、無法滿足報(bào)價(jià)義務(wù)的供應(yīng)商或其他問題措手不及。時(shí)刻為意外情況做好準(zhǔn)備，這樣你就不會(huì)措手不及。

讓利益相關(guān)者了解情況

當(dāng)你意識到有了可能會(huì)影響你的項(xiàng)目和利益相關(guān)者的變化的時(shí)候，關(guān)鍵是讓他們知道發(fā)生了什么變化，它是如何影響他們和項(xiàng)目結(jié)果的，以及你正在做什么以盡可能地保持預(yù)算。如果維持當(dāng)前項(xiàng)目的預(yù)算是不可能的，利益相關(guān)者也應(yīng)該知道任何潛在的超支的根本原因，以便做出明智的決定。重要的一點(diǎn)是，更廣泛意義上的不確定性，如流行病，是不可避免的，因此需要及時(shí)做出其他與預(yù)算有關(guān)的決定。利益相關(guān)者(如客戶)可能需要決定時(shí)間或環(huán)境是否適合繼續(xù)、推遲或完全停止一個(gè)項(xiàng)目。

準(zhǔn)確的識別和管理變化

變更管理是管理項(xiàng)目時(shí)最被低估的領(lǐng)域之一。項(xiàng)目管理專家們了解溝通的重要性以及流程將如何影響利益相關(guān)者。有些事情可能看起來像是過程中的微小變化，但卻能顯著地增加成本或降低預(yù)算。變更管理專家應(yīng)與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)合作，識別、記錄和交流一個(gè)精確的策略，以應(yīng)對可能導(dǎo)致成本超出預(yù)算的內(nèi)部和外部變更。

制定相關(guān)KPI

如果不建立關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)，就無法有效地管理項(xiàng)目預(yù)算。KPI可以幫助你確定在項(xiàng)目上花費(fèi)了多少，項(xiàng)目的實(shí)際預(yù)算與計(jì)劃預(yù)算的差異程度，等等。以下是一些常用的項(xiàng)目KPI，它們對有效的項(xiàng)目預(yù)算管理是至關(guān)重要的：

• 實(shí)際成本(AC)，也被稱為實(shí)際工作成本(ACWP)，顯示了到目前為止在一個(gè)項(xiàng)目上已經(jīng)花費(fèi)了多少錢。
• 成本差異(CV)表明估算的項(xiàng)目成本是高于還是低于設(shè)定的基線。
• 掙值(EV)，也稱為已執(zhí)行工作的預(yù)算成本(BCWP)，顯示特定時(shí)間內(nèi)已執(zhí)行項(xiàng)目活動(dòng)的批準(zhǔn)預(yù)算。
• 計(jì)劃價(jià)值(PV)，又稱計(jì)劃工作預(yù)算成本(BCWS)，是截至報(bào)告日期計(jì)劃/安排的項(xiàng)目活動(dòng)的估計(jì)成本。
• 投資回報(bào)(ROI)顯示了項(xiàng)目的盈利性以及收益是否超過了成本。

需要隨著情況的變化，更新KPI，以確保獲取了正確的信息以供決策。

重新討論、審查和預(yù)測

一個(gè)沒有預(yù)算管理和重新預(yù)測的項(xiàng)目也將導(dǎo)致失敗。頻繁的預(yù)算監(jiān)督對于防止預(yù)算失控是至關(guān)重要的。10%的預(yù)算超支比50%的預(yù)算超支要容易糾正得多，但如果你不關(guān)注你的預(yù)算并重新預(yù)測，那10%的超支就會(huì)在你意識到之前變成50%的超支。通過頻繁的預(yù)算審查，你將一個(gè)項(xiàng)目保持在正軌上的機(jī)會(huì)將遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于你預(yù)測了一次卻忘記它的機(jī)會(huì)。

正如一個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算需要不斷地被重新審查以便使其保持在正軌上一樣，項(xiàng)目資源的使用也是如此，因?yàn)閰⑴c項(xiàng)目的人會(huì)對其成本做出貢獻(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)每周審查當(dāng)前在項(xiàng)目上工作的人數(shù)以及項(xiàng)目未來的資源需求。這樣做將確保你能夠充分利用你所擁有的資源，并為項(xiàng)目的其余部分準(zhǔn)備好合適的資源。定期回顧資源預(yù)測和當(dāng)前需求將有助于將項(xiàng)目預(yù)算保持在正軌上面。項(xiàng)目范圍的蔓延也是項(xiàng)目超支的主要原因之一。新冠肺炎帶來了大量的計(jì)劃外工作進(jìn)入許多全球項(xiàng)目——這增加了計(jì)費(fèi)時(shí)間也會(huì)讓項(xiàng)目預(yù)算更加地失控。項(xiàng)目經(jīng)理必須通過為項(xiàng)目初始需求所未涵蓋的工作創(chuàng)建變更單來仔細(xì)管理項(xiàng)目范圍。變更單將授權(quán)為項(xiàng)目追加資金，以支付額外的工作費(fèi)用，使項(xiàng)目與其新的預(yù)算保持一致。