大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，以此來表達(dá)對數(shù)據(jù)的高度重視。

企業(yè)在上ERP前數(shù)據(jù)準(zhǔn)備步驟有哪些？

1.要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)？

我們可以簡單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。

靜態(tài)數(shù)據(jù)

簡單來講，就是短期內(nèi)不會變化的數(shù)據(jù)，一般指生產(chǎn)活動開始之前要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如物料清單、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計科目的設(shè)定等。這些數(shù)據(jù)在我們系統(tǒng)上線之前就要準(zhǔn)備好。但是靜態(tài)是相對的，也需要定期維護(hù)，保持其準(zhǔn)確性。

動態(tài)數(shù)據(jù)

動態(tài)數(shù)據(jù)一般是指生產(chǎn)經(jīng)營活動中不斷發(fā)生、經(jīng)常變動的數(shù)據(jù)。如客戶的應(yīng)收賬款，當(dāng)客戶購買產(chǎn)品但是沒有付款時，應(yīng)收賬款就會增加，當(dāng)款項(xiàng)收回時，應(yīng)收賬款就會減少，物料在領(lǐng)用時就會減少，采購入庫時就會增加。我們在實(shí)施ERP系統(tǒng)之初，要輸入動態(tài)數(shù)據(jù)的初始值，也就是期初數(shù)據(jù)，期初數(shù)據(jù)一旦建立，就需要隨時維護(hù)。

2.制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集

在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵詢共同的編碼原則：

1）惟一性

必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

2) 實(shí)用性

編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。

3) 統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)

編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成。

4) 標(biāo)準(zhǔn)化

編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。例如使用國家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等。

5) 便于ERP系統(tǒng)處理

由于編碼將在計算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計算機(jī)處理。

6) 易用性

編碼應(yīng)盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小

實(shí)際上，編碼問題絕不僅僅是一個技術(shù)問題，也不只是ERP實(shí)施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方方面面。

完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。

3.期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)上線

由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個時間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過早準(zhǔn)備是沒有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更精密的時間表，通常會這樣安排計劃：

① 根據(jù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)上線時間，并進(jìn)行項(xiàng)目管控。

②在上線之前一周內(nèi)進(jìn)行全面的庫存盤點(diǎn)，并在財務(wù)上進(jìn)行盤盈盤虧處理。盤點(diǎn)時使用新的編碼規(guī)則。

③要求各業(yè)務(wù)部門在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時也降低日后對賬的工作量。

④集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者錄入系統(tǒng)。

⑤在上線時點(diǎn)將庫存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)?？梢晹?shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。

⑥在上線后的一個月內(nèi)，通過核對手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并查出差異所在，進(jìn)行調(diào)整。

4.上線后的數(shù)據(jù)維護(hù)

作為—個完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。數(shù)據(jù)的維護(hù)仍是數(shù)據(jù)維護(hù)人員的一項(xiàng)長期而且艱巨的工作。內(nèi)容主要包括：

1.成立專門的編碼維護(hù)部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼

由于公司所有業(yè)務(wù)都是通過調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性，要保持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的唯一性，我們需要成立一個編碼維護(hù)部門，統(tǒng)一來添加新的編碼，防止編碼重復(fù)引起信息的錯誤。

2.指定相應(yīng)的數(shù)據(jù)維護(hù)人員

上線后，一方面為了適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程需要調(diào)整。數(shù)據(jù)維護(hù)人員要與各數(shù)據(jù)的源頭部門的進(jìn)行協(xié)調(diào)；另一方面，系統(tǒng)為了適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程和管理需求，需要增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等。不僅如此，數(shù)據(jù)維護(hù)人員還要及時處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)，清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和及時性。

3.定期備份ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

針對ERP系統(tǒng)前臺操作人員非正常操作和系統(tǒng)管理員錯誤操縱后臺數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以及跨平臺轉(zhuǎn)換，硬件系統(tǒng)升級等實(shí)際問題，需要對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份。在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時可以恢復(fù)到最近一個數(shù)據(jù)點(diǎn)，***限度地減少損失，確保系統(tǒng)平穩(wěn)安全運(yùn)行。

4.需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進(jìn)行

ERP系統(tǒng)上線以后，要使ERP系統(tǒng)真正發(fā)揮出其應(yīng)有的功效和價值，使ERP能夠長久有效的為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進(jìn)行。具體包括：機(jī)房安全管理制度；數(shù)據(jù)維護(hù)制度；權(quán)限管理制度；應(yīng)用服務(wù)器管理制度；數(shù)據(jù)訪問制度。