ANWR Group是一家位于黑森州(Mainhausen)的鞋類、體育用品和皮革制品行業(yè)的金融服務(wù)和零售合作商，直至2018年，一直在使用旗下DZB銀行的ERP系統(tǒng)，因此，其銀行部門的財務(wù)會計和控制規(guī)定也適用于公司的零售領(lǐng)域。

但隨著時間的推移，這些規(guī)定變得更加嚴(yán)格，貿(mào)易行業(yè)所需的靈活性不再可用。ANWR Group CIO Sven Kulikowsky回憶稱，“幾年前，我們已經(jīng)開始分離IT系統(tǒng)，以便讓銀行和貿(mào)易公司更好地滿足各自的要求。ERP軟件是最后一個共享系統(tǒng)?！?/p>

協(xié)作實現(xiàn)“重新實施”(greenfield)

ANWR對新的IT項目采取云優(yōu)先(cloud-first)戰(zhàn)略，2018年，IT部門與財務(wù)會計和控制業(yè)務(wù)領(lǐng)域協(xié)作解決了向SAP S/4HANA的遷移。

據(jù)悉，S/4HANA主要有三類轉(zhuǎn)型方法：系統(tǒng)升級(Brownfield)，選擇性轉(zhuǎn)換(Selective)和重新實施(Greenfield)。其中，技術(shù)升級將保留所有現(xiàn)有功能，對歷史投資起到最好的保護(hù);選擇性轉(zhuǎn)換適用于希望通過轉(zhuǎn)型進(jìn)行一定程度優(yōu)化和改造的場景，按照改造程度可以選擇“空殼轉(zhuǎn)換”或“混合部署”兩種方法;當(dāng)現(xiàn)有系統(tǒng)大部分功能都不能滿足未來業(yè)務(wù)的發(fā)展時，通常建議重新實施。

最終，基于自身條件和需求，ANWR選擇了重新實施(Greenfield)的轉(zhuǎn)型方法，以重新設(shè)計整體SAP系統(tǒng)，包括功能、流程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等。

Kulikowsky表示，“從一開始就讓各部門參與進(jìn)來非常重要。他們一起確定了新解決方案從一開始就必須能夠做什么。在聯(lián)合研討會上，來自業(yè)務(wù)部門和IT的混合團(tuán)隊評估了云平臺的能力和成熟度?！?/p>

有目的的敏捷

為了組織變革，ANWR成立了指導(dǎo)委員會作為最高控制機構(gòu)。其下，由Kulikowsky和他的財務(wù)會計和控制同行組成的項目委員會作為控制團(tuán)隊，負(fù)責(zé)每周與外部合作伙伴Camelot ITLab的項目經(jīng)理協(xié)調(diào)溝通兩個小時。該團(tuán)隊會接收由員工和外部顧問組成的跨職能工作組就特定流程問題提供的意見，然后快速比較不同的意見并做出最終決策。在此過程中，各部門和IT始終是齊心協(xié)力的。

Kulikowsky設(shè)定了在2021年底之前將所有系統(tǒng)遷移到新環(huán)境的目標(biāo)，并制定了使用S/4HANA創(chuàng)建的2021年度財務(wù)報表。此外，為了確保2022財年開始時不再存在舊環(huán)境，Kulikowsky還確定了九波遷移浪潮。

在這些階段，團(tuán)隊使用敏捷方法和靈活的時間安排工作。Kulikowsky認(rèn)為，“通過這些里程碑和沖刺(sprint)的組合，團(tuán)隊心中有了一個明確的目標(biāo)，同時我們還考慮了可能會破壞固定時間表的風(fēng)險。開發(fā)有時可能需要更長的時間，但最重要的是一切最終都適合?！?/p>

開始信號是于2020年第一季度發(fā)出的，四周后，新冠疫情(Covid-19)爆發(fā)了。Kulikowsky解釋稱，“由于零售業(yè)的不確定性以及供應(yīng)鏈中的許多封鎖和困難，我們不得不停止了該項目。六個月后，項目團(tuán)隊恢復(fù)了遷移工作，但完全是遠(yuǎn)程的，這對所有相關(guān)人員來說都是一種全新的體驗。但好在我們應(yīng)付得很好。我們使用Microsoft Teams作為知識和文件交換、會議和工作安排的核心工具，所有同事都能非常靈活地工作?！?/p>

九波遷移浪潮

近五個月后，第一個試點于2020年12月1日在六家沒有HR或預(yù)訂系統(tǒng)接口，且擁有小型公司代碼的小公司實施。

其余八波浪潮分布在2021年。多達(dá)四家公司轉(zhuǎn)換到新系統(tǒng)，并且在2021年11月22日，每個人都遷移到了SAP S/4HANA。在對界面進(jìn)行了一些調(diào)整后，該項目于2022年3月30日宣布結(jié)束。Kulikowsky表示，“現(xiàn)在的目標(biāo)是解決變通辦法、改進(jìn)流程和縮小差距，并盡可能地實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化?！?/p>

除了Covid-19引起的問題外，Kulikowsky和他的團(tuán)隊還克服了許多其他挑戰(zhàn)。挑戰(zhàn)之一是，在IT和其他部門，該項目意味著更多的日常業(yè)務(wù)工作。例如，如果經(jīng)銷商有問題，必須迅速解決，無論我們目前是否正在遷移至SAP。我們必須不斷地應(yīng)對這種雙重負(fù)擔(dān)。

此外，還有必要說服其他部門的工作人員?？紤]到在使用舊系統(tǒng)20年后，一些同事難以適應(yīng)云中的新界面和流程。為此，項目管理層每周都要與業(yè)務(wù)部門舉行會議，討論流程、疑問和難題。

在某些公司上線的階段，負(fù)責(zé)任的會計師出席了每次會議。他們會留心特殊問題或要求，并幫助制定解決方案。此外，還有一個每周編輯兩次的錯誤跟蹤列表。在其中，團(tuán)隊收集了問題、恐懼、擔(dān)憂和評論，然后解決它們并提出解決方案。

過山車式SAP標(biāo)準(zhǔn)

IT對新環(huán)境的一個關(guān)注焦點是盡可能地標(biāo)準(zhǔn)化。Kulikowsky表示，業(yè)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)減少對IT的依賴。舊系統(tǒng)(特別是零售領(lǐng)域)有很多特殊功能。對此，他也通過與專業(yè)部門的研討會來了解SAP標(biāo)準(zhǔn)軟件適用于哪些要求。

數(shù)據(jù)顯示，現(xiàn)在，幾乎90%的新ERP系統(tǒng)都在標(biāo)準(zhǔn)軟件上運行。但在某些地方，SAP的解決方案仍存在困難。

在SAP和實施合作伙伴的第一次測試運行和演示中，云模塊看起來似乎適用于所有用例。然而，在日常業(yè)務(wù)中，Kulikowsky的團(tuán)隊注意到該軟件引起了一些問題，例如，工資單無法無縫集成等。

據(jù)悉，共有大約35名內(nèi)部員工和12名外部員工參與了該項目，在SAP和其他系統(tǒng)之間構(gòu)建了大約35個接口。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，人力資源管理系統(tǒng)HCM與S/4的連接尤其是一場災(zāi)難。舊系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)集成在新系統(tǒng)中不再可用，因此關(guān)鍵信息無法傳輸?shù)皆贫?，例如沒有發(fā)票日期的賬單，或者是SAP系統(tǒng)沒有在流程中反映財務(wù)會計的法律要求。

Kulikowsk解釋稱，一些SAP解決方案在其自己的云接口方面存在問題。在這種情況下，連接非SAP(non-SAP)解決方案同樣困難。相比之下，在HANA中集成銷售和服務(wù)云C4C很容易。這表明SAP不再投資HCM，盡管許多公司仍在使用該產(chǎn)品。如此一來，客戶滿意度就會受損。

性能也是一個問題。在測試環(huán)境之外，一些云應(yīng)用程序的性能經(jīng)常出現(xiàn)下降趨勢。Kulikowsk稱，“我們的員工現(xiàn)在已經(jīng)習(xí)慣了像居家辦公一樣的用戶體驗，因此對辦公室的解決方案提出了更高的要求。性能下降在一定程度上影響了用戶體驗。”

盡管如此，Kulikowsky還是看到了遷移的好處。例如，支付交易變得更加精簡。他介紹稱，“我們已經(jīng)自動化了閱讀對賬單的過程，因此同事不再需要手動輸入它，這樣可以節(jié)省時間。而且現(xiàn)在，所有會計師都使用單一系統(tǒng)，無需特殊解決方案，這使得IT有更多時間進(jìn)行創(chuàng)新，并在沒有舊銀行系統(tǒng)的情況下更輕松地實施。”

Kulikowsky還希望提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。新流程通過接口自動整合傳入的信息，但來自源系統(tǒng)的不準(zhǔn)確信息仍會傳輸?shù)皆艵RP。然而，要看到這種全范圍的改進(jìn)還需要一段時間。

清晰的路線和信任

對于Kulikowsky來說，與部門的密切合作對于項目的成功至關(guān)重要。他表示，這不僅僅是一個IT或部門項目，而且是一項協(xié)作任務(wù)。每個人都參與其中能夠從一開始就確定需求和可能存在的障礙。比如，業(yè)務(wù)部門的需求包括支付和提交賬單，以及預(yù)先納稅申報表必須永久有效等等。項目團(tuán)隊必須為其實現(xiàn)這一點。此外，這種協(xié)作也能讓每個人能對目標(biāo)狀態(tài)和項目優(yōu)先級具有清晰的認(rèn)識。

他還堅持信任自己的團(tuán)隊。他表示，“必須保持時間壓力，但如果有同事不確定我們是否真的可以做到某些事情，我們會冒險并計劃延長兩周?！睂τ谙乱豁椫卮箜椖?，他想要進(jìn)行更多溝通，并改善信息交流方式。對于未來，他考慮了一種混合模式：2-3天在辦公室，其余時間在遠(yuǎn)程辦公。一方面，能夠確保必要的交流;另一方面，又能保證員工居家辦公不受打擾。