今天的首席信息官感覺自己就像是一個(gè)馬戲團(tuán)的表演者，需要同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)還要確保沒有一個(gè)項(xiàng)目會失敗。而這一流行病使得這一問題變得更加緊迫，在家工作的任務(wù)與加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要有了沖突。然而，很快的，當(dāng)世界開始從新冠肺炎的大流行中擺脫出來時(shí)，隨著遠(yuǎn)程工作、安全、數(shù)字化轉(zhuǎn)型 、自動化和其他緊迫的舉措開始要求重新被關(guān)注和迅速完成時(shí)，這種斗爭就將變得更加激烈。

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因?yàn)閴毫兊煤艽?，所以重要的是現(xiàn)在就制定策略，計(jì)劃如何在不犧牲時(shí)間、預(yù)算或質(zhì)量的前提下管理多個(gè)重要項(xiàng)目。以下是能夠幫助你不會手忙腳亂的七個(gè)小技巧。

1. 做一位項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，而不是經(jīng)理

許多IT主管在管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)常犯的一個(gè)嚴(yán)重錯(cuò)誤是，他們只將自己視為是項(xiàng)目經(jīng)理，而不是領(lǐng)導(dǎo)者。“除了管理預(yù)算、進(jìn)度、范圍、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)之外，你還需要領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員，”國防公司Raytheon Intelligence and Space的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理Byron Love Sr.解釋道。“認(rèn)為自己能獨(dú)自管理項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理會導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)和組織的失敗。”

成功的領(lǐng)導(dǎo)者會指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)和單個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)理充當(dāng)傳感器，如果某個(gè)項(xiàng)目遇到了嚴(yán)重問題，他們就會立即發(fā)出警告信號。“他們會激勵團(tuán)隊(duì)和經(jīng)理以保持項(xiàng)目正常進(jìn)行的方式來應(yīng)用他們的專業(yè)知識，”Love說。“項(xiàng)目越復(fù)雜，項(xiàng)目數(shù)量越多，成功就需要有越多的項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)和人才。”

2. 考慮大局

當(dāng)面對多個(gè)IT項(xiàng)目時(shí)，清楚地了解當(dāng)前的企業(yè)優(yōu)先級是非常重要的。通過了解哪些計(jì)劃是最迫切需要的，工作人員和其他資源就可以優(yōu)先分配給高優(yōu)先級的計(jì)劃，而不太重要的項(xiàng)目則可以繼續(xù)以較慢的速度前進(jìn)。“組織對IT提出了許多要求，要求IT開展各種有趣且有影響力的項(xiàng)目，”匹茲堡市創(chuàng)新和績效代理總監(jiān)Heidi Norman表示。“每一個(gè)請求都會有一種緊迫感，而且很多時(shí)候，細(xì)節(jié)都不是很清晰，這就是問題開始萌芽的地方。”

Norman建議與企業(yè)管理層和其他關(guān)鍵利益相關(guān)者建立牢固的聯(lián)系，滿足他們的需求和期望，并確定計(jì)劃的優(yōu)先次序，使所有項(xiàng)目都能夠保持在正軌上。“缺乏溝通和對變革管理的過分關(guān)注往往是最大的錯(cuò)誤，也可能是最常見的錯(cuò)誤，”她說。

零售及消費(fèi)品咨詢公司Parker Avery Group的高級經(jīng)理David Birdsall認(rèn)為，項(xiàng)目管理的成功80%都在于溝通。“你需要能夠報(bào)告狀態(tài)和關(guān)鍵要點(diǎn)，以便組織了解正在發(fā)生的事情，”他說。開放式溝通也有助于IT領(lǐng)導(dǎo)者了解哪些項(xiàng)目需要被立即關(guān)注，以及哪些項(xiàng)目可以在未來的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)解決。

3. 指定一名項(xiàng)目經(jīng)理

當(dāng)多個(gè)高優(yōu)先級項(xiàng)目威脅到可用資源時(shí)，這可能就是任命一個(gè)永久或臨時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)候了。項(xiàng)目經(jīng)理可以全職或兼職工作，直接向首席信息官報(bào)告，負(fù)責(zé)處理項(xiàng)目的狀態(tài)報(bào)告和開發(fā)流程，以識別和管理風(fēng)險(xiǎn)，處理行動項(xiàng)目，并在出現(xiàn)懸而未決的問題時(shí)予以解決。在許多組織中，項(xiàng)目經(jīng)理還只是在處理資源和預(yù)算管理任務(wù)。

項(xiàng)目經(jīng)理需要通過識別當(dāng)前企業(yè)所面臨的任何關(guān)鍵約束或依賴關(guān)系來加快項(xiàng)目進(jìn)度，你需要給單個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理更多的時(shí)間來專注于核心任務(wù)，Birdsall說。“此外，項(xiàng)目經(jīng)理也可以向每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理提供額外的監(jiān)督或幫助，以確保任務(wù)能夠按計(jì)劃進(jìn)行，”他補(bǔ)充說。

4. 相信你的團(tuán)隊(duì)

當(dāng)一項(xiàng)計(jì)劃開始落后于規(guī)劃時(shí)，許多IT領(lǐng)導(dǎo)者會犯繞過項(xiàng)目經(jīng)理并試圖自己對計(jì)劃進(jìn)行微觀管理的錯(cuò)誤。

“他們覺得有必要參與項(xiàng)目的每一個(gè)決策，而不是信任他們的團(tuán)隊(duì)并委派責(zé)任，”SolarWinds的首席極客Chrystal Taylor說。SolarWinds是一家IT管理和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件提供商。“如果你不能信任團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中能夠有效地承擔(dān)任務(wù)，那么你就還沒有為這項(xiàng)工作組建合適的團(tuán)隊(duì)，”她警告說。

除非這些項(xiàng)目恰好是緊密結(jié)合或相關(guān)的，否則就不要將員工指派到一個(gè)以上的項(xiàng)目當(dāng)中。團(tuán)隊(duì)成員需要能夠?qū)Ｗ⒂谑诸^的任務(wù)，而不是被與另一個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的問題分散注意力。讓團(tuán)隊(duì)成員通過他們的經(jīng)理來了解情況也很重要。“任務(wù)和項(xiàng)目優(yōu)先級對他們來說不應(yīng)該是未知或混亂的，”Taylor指出。“走出去，讓人們在自己的技能范圍內(nèi)茁壯成長，只有在絕對必要的時(shí)候介入，指導(dǎo)或重新確定優(yōu)先事項(xiàng)，才能為每個(gè)人帶來成功。”

5. 利用自動化

未能使用自動化來加速項(xiàng)目開發(fā)的IT領(lǐng)導(dǎo)者從一開始就毫無必要地阻礙了他們的團(tuán)隊(duì)。“尋求提高效率，特別是通過重復(fù)性任務(wù)的自動化，可以節(jié)省大量的時(shí)間和金錢，”Taylor說。

自動化可以使復(fù)雜的過程更容易重復(fù)，更不容易出錯(cuò)，IT咨詢和技術(shù)提供商AIM咨詢公司的工程副總裁Kyle Mizell說。“自動化已經(jīng)取得了許多進(jìn)步，減少了人為干預(yù)，”他指出。“這些進(jìn)步將有助于簡化和減少項(xiàng)目發(fā)布中的‘活動部件’數(shù)量。”

例如，機(jī)器人流程自動化(RPA)技術(shù)可以使用機(jī)器學(xué)習(xí)(ML)和人工智能(AI)來快速自動地執(zhí)行許多不同類型的通常來說非常耗時(shí)的重復(fù)任務(wù)，特別是在數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)遷移的過程中。

6. 避免重復(fù)

許多IT領(lǐng)導(dǎo)者養(yǎng)成了單獨(dú)檢查每個(gè)項(xiàng)目的習(xí)慣，因此未能主動檢查計(jì)劃之間的依賴性或共享交互。相反的，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該與每個(gè)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)商議，看看是否有辦法在正在進(jìn)行的項(xiàng)目之間共享資源，從而加快開發(fā)和部署進(jìn)度。

“處理多個(gè)IT項(xiàng)目的最好方法是從幾個(gè)不同的角度來分析它們，”軟件培訓(xùn)公司DevelopIntelligence的IT項(xiàng)目管理講師Ruth Anne Guerrero說。“每一個(gè)角度都會檢查一組不同的項(xiàng)目特征，并揭示出可能的跨多個(gè)項(xiàng)目協(xié)同工作的機(jī)會。”

通過多個(gè)視角來觀察項(xiàng)目，還可以盡早發(fā)現(xiàn)冗余或沖突的需求，同時(shí)確保資源的有效利用并最大限度地減少最終用戶的困惑。“用不同的視角，把多個(gè)項(xiàng)目放在一起看，可能能夠發(fā)現(xiàn)捆綁軟件變更和簡化所有相關(guān)項(xiàng)目工作的機(jī)會，這對項(xiàng)目資源和他們的利益相關(guān)者來說都是有利的，”Guerrero說。

7. 瞄準(zhǔn)目標(biāo)

雖然許多IT領(lǐng)導(dǎo)者對他們的多任務(wù)處理能力感到自豪，但試圖同時(shí)做太多事情會削弱判斷力，從而導(dǎo)致嚴(yán)重的錯(cuò)誤，從長遠(yuǎn)來看，實(shí)際上也會延長項(xiàng)目的開發(fā)時(shí)間。“當(dāng)你分心或組織混亂時(shí)，試圖兼顧多個(gè)IT項(xiàng)目不僅會影響更廣泛的團(tuán)隊(duì)，還可能會使組織在分配項(xiàng)目資源時(shí)更加混亂，”API管理和集成軟件平臺提供商Axway的首席創(chuàng)新和技術(shù)官Vince Padua解釋說。

為了實(shí)現(xiàn)秩序、結(jié)構(gòu)和穩(wěn)定性，聰明的IT領(lǐng)導(dǎo)者會拋開雜念，堅(jiān)持為每個(gè)項(xiàng)目都制定一個(gè)詳細(xì)、一致的計(jì)劃。任務(wù)管理工具，如Trello和SmartSheet，也允許陷入困境的領(lǐng)導(dǎo)者觀察團(tuán)隊(duì)進(jìn)度，并將任務(wù)分配給特定的個(gè)人，同時(shí)跟蹤每個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)步驟。

在監(jiān)督多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，Padua建議從設(shè)定目標(biāo)開始。“知道什么是組織的優(yōu)先事項(xiàng)，然后嚴(yán)格地將你的時(shí)間、團(tuán)隊(duì)的努力和資源與總體目標(biāo)保持一致，”他建議。“這將帶你度過那些需要平衡多個(gè)項(xiàng)目并且似乎特別令人生畏的混亂的時(shí)期。”