對(duì)于首席信息官們來(lái)說(shuō)，有些好消息：據(jù)Gartner的研究，2021年全球IT支出預(yù)計(jì)將增長(zhǎng)6.2%，達(dá)到3.9萬(wàn)億美元，高于2020年的3.7萬(wàn)億美元。Gartner稱，數(shù)字轉(zhuǎn)型的加速在很大程度上推動(dòng)了這一增長(zhǎng)。

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不過(guò)，首席信息官也不可能在預(yù)算上隨心所欲。盡管預(yù)計(jì)今年的IT總體支出將有所增加，但I(xiàn)T領(lǐng)導(dǎo)和顧問(wèn)表示，他們必須持續(xù)密切關(guān)注自己的資金流向。而且，2021年的IT支出雖有增長(zhǎng)，卻緊隨著2020年的收縮，因此與疫情前的預(yù)算相比，這一增幅微乎其微。

管理咨詢公司Everest集團(tuán)副總裁Ashwin Venkatesan評(píng)論說(shuō)：“節(jié)約成本仍是目前最為關(guān)注的重點(diǎn)領(lǐng)域。”他預(yù)測(cè)，很多首席信息官今年的預(yù)算實(shí)際上持平，并不是每個(gè)人的支出都會(huì)增加6.2%。據(jù)CIO.com的《2021年首席信息官狀況報(bào)告》，只有49%的IT領(lǐng)導(dǎo)預(yù)計(jì)他們的預(yù)算會(huì)增加，39%預(yù)計(jì)預(yù)算會(huì)持平，12%預(yù)計(jì)預(yù)算平均會(huì)減少18%。

很多IT領(lǐng)導(dǎo)及其顧問(wèn)指出，典型的要求是用更少的資源做更多的事情，他們?nèi)匀黄谕谥С謩?chuàng)新的同時(shí)提高效率。

要做到這一切，首席信息官們需要有充足的資金，適當(dāng)?shù)刂С龇峙?。然而，Venkatesan等人報(bào)告說(shuō)，很多首席信息官要想熟練地處理龐大的IT預(yù)算這一復(fù)雜任務(wù)，還有很長(zhǎng)的路要走。

在本文中，他們分享了首席信息官應(yīng)避免的10種預(yù)算錯(cuò)誤。

在有限的可見(jiàn)性和粒度下工作

這幾十年來(lái)，IT預(yù)算越來(lái)越復(fù)雜，很多首席信息官很難理解其支出需求中更精細(xì)的要素。Venkatesan說(shuō)：“有些人對(duì)自己的預(yù)算沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)。他們不具備必須的可見(jiàn)性。”

通常，這是因?yàn)槠髽I(yè)在技術(shù)支出上還存在孤島，業(yè)務(wù)部門(mén)或者團(tuán)隊(duì)控制著自己的現(xiàn)金。Venkatesan將其比喻為一個(gè)家庭，每個(gè)家庭成員都有自己的賬戶，因此很難對(duì)所有支出進(jìn)行集中、準(zhǔn)確的核算。這種情況會(huì)導(dǎo)致重復(fù)成本，某些領(lǐng)域過(guò)度投資，而其他領(lǐng)域投資不足，不能細(xì)化所有資金的流向。

Venkatesan說(shuō)，那些可以更全面掌握企業(yè)IT支出，以更精細(xì)的粒度了解支出情況的首席信息官們，能更好地在正確的時(shí)間、正確的地點(diǎn)，正確地分配資金。他補(bǔ)充說(shuō)：“支出的可見(jiàn)性越好，就越能有效地發(fā)現(xiàn)成本泄露的地方并加以封堵。”

沒(méi)有盡可能地把成本資本化

Wolff戰(zhàn)略伙伴公司創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Larry Wolff認(rèn)為，首席信息官們其實(shí)可以將更多的預(yù)算資本化。例如，他們通常可以將開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品的程序員和開(kāi)發(fā)人員的工資資本化，而不是將這些成本留在運(yùn)營(yíng)預(yù)算內(nèi)。

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Wolff說(shuō)：“我在許多公司工作過(guò)，我不知道他們是否考慮過(guò)這個(gè)問(wèn)題，或者是否知道這是完全合法的。”他還指出，會(huì)計(jì)變更有助于許多公司收回大筆資金。不過(guò)，會(huì)計(jì)工作可能會(huì)很復(fù)雜，因此Wolff建議首席信息官和首席財(cái)務(wù)官密切合作，把事情做好。

不合適的資本化

另一方面，首席信息官們可能會(huì)把不應(yīng)該計(jì)入的費(fèi)用資本化，或者在需要時(shí)未能將可以資本化的成本轉(zhuǎn)化為運(yùn)營(yíng)成本。管理咨詢公司Swingtide的首席財(cái)務(wù)官兼高級(jí)顧問(wèn)Kevin Haber說(shuō)：“如果有五六個(gè)人從開(kāi)發(fā)轉(zhuǎn)為維護(hù)和支持，那么這一轉(zhuǎn)變可能需要5位數(shù)的資金，每月就是數(shù)萬(wàn)美元。而且，如果沒(méi)有計(jì)劃好這種轉(zhuǎn)變，那么從資金來(lái)源看，可能會(huì)很難看。”

Haber建議高管們加強(qiáng)溝通，及時(shí)了解進(jìn)行中的項(xiàng)目的時(shí)間安排和計(jì)劃支出，以避免此類問(wèn)題。他提醒說(shuō)：“你需要一個(gè)更好的審查程序，對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目以及將在預(yù)算年度開(kāi)始或者完成的計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目進(jìn)行審查。你必須知道項(xiàng)目的去向，何時(shí)完成，成本是多少，誰(shuí)將接管預(yù)算，預(yù)算夠不夠。”

沒(méi)有計(jì)入所有預(yù)期成本

專家們說(shuō)，他們有一個(gè)成本目錄，但首席信息官們的確會(huì)漏掉這些成本，意味著這些費(fèi)用不會(huì)計(jì)入他們的預(yù)算。例如，他們指出，首席信息官們通常沒(méi)有計(jì)入購(gòu)置稅，沒(méi)有計(jì)入臨時(shí)勞動(dòng)力成本，也不會(huì)注意到年中增加的服務(wù)合同。

Wolff說(shuō)：“你不想一年剛過(guò)了一半，就意識(shí)到預(yù)算不夠了。當(dāng)你回到會(huì)計(jì)那里，說(shuō)成本比預(yù)期高時(shí)，會(huì)計(jì)會(huì)抓狂的。”他補(bǔ)充說(shuō)，這種情況會(huì)損害首席信息官與其高管同事建立信任和信譽(yù)的能力。在制定預(yù)算時(shí)，最好是認(rèn)真地把各項(xiàng)費(fèi)用加起來(lái)，而不是等到算總賬時(shí)再去湊錢(qián)。

轉(zhuǎn)移成本

首席信息官可能會(huì)選擇退款模式，或者決定讓企業(yè)所有者為他們自己的技術(shù)支出負(fù)責(zé)，但首席信息官對(duì)他們可以轉(zhuǎn)移到其他部門(mén)預(yù)算的金額有限制。即使他們能夠并且確實(shí)將資金轉(zhuǎn)移到其他地方，他們也不應(yīng)該把這些錢(qián)算作IT節(jié)省的成本。

Wolff說(shuō)，畢竟，這些錢(qián)都來(lái)自公司的總預(yù)算，轉(zhuǎn)移成本，并認(rèn)為這是在節(jié)約成本，那可能會(huì)損害首席信息官的信譽(yù)。另一方面，Wolff告誡首席信息官們，不要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)們將本應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)的成本轉(zhuǎn)移到IT部門(mén)。這些舉措可能會(huì)強(qiáng)化一種錯(cuò)誤的觀念，即IT不過(guò)是一個(gè)費(fèi)用不斷增加的成本中心。

Wolff說(shuō)：“我見(jiàn)到過(guò)這種現(xiàn)象，對(duì)IT而言是一種負(fù)擔(dān)，因?yàn)榭雌饋?lái)是在增長(zhǎng)，它助長(zhǎng)了一種觀念，即IT很難提高效率。”

堅(jiān)持更昂貴的選擇

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)海因茨信息系統(tǒng)與公共政策學(xué)院兼職教師Gregory J.Touhill認(rèn)為，首席信息官們常常“總是在花錢(qián)，卻不去看看是否有更好的結(jié)果。”最終，他們繼續(xù)為現(xiàn)有的技術(shù)買單，這些技術(shù)雖然非常成熟，但成本可能高于用更現(xiàn)代的其他技術(shù)對(duì)其進(jìn)行取代的成本。

Touhill指出，使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)就是一個(gè)很好的例子。當(dāng)這場(chǎng)疫情迫使企業(yè)允許員工在家工作時(shí)，很多首席信息官非常重視使用VPN實(shí)現(xiàn)安全的遠(yuǎn)程訪問(wèn)，盡管轉(zhuǎn)向其他安全選項(xiàng)(如軟件定義的周界)可能更高效而且更有效。

Touhill補(bǔ)充道：“首席信息官應(yīng)一直尋找這類機(jī)會(huì)，大多數(shù)企業(yè)都更愿意接受在預(yù)算周期內(nèi)做出改變的舉措，預(yù)算周期可能是你介入并證明自己的最佳機(jī)會(huì)。”

忽視意外后果及其成本

首席信息官們也很容易忽視所選擇的現(xiàn)有技術(shù)導(dǎo)致意外后果的成本。Touhill說(shuō)：“有很多隱藏的間接成本，而且沒(méi)有很好地計(jì)算出這些間接成本，也沒(méi)有準(zhǔn)確地計(jì)算出與這些成本相關(guān)而造成損失的機(jī)會(huì)成本。”

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他再次引用了虛擬專用網(wǎng)。隨著企業(yè)使用量的增加，他們經(jīng)常會(huì)遇到其他相關(guān)成本——比如在家庭系統(tǒng)上安裝客戶端、給個(gè)人設(shè)備打上補(bǔ)丁以使其達(dá)到可接受的配置標(biāo)準(zhǔn)，以及支付增加的服務(wù)臺(tái)人員所需的費(fèi)用，以應(yīng)對(duì)因VPN接入而處理居家員工激增的電話量。同時(shí)，這些虛擬專用網(wǎng)相關(guān)問(wèn)題所需的資源意味著那些能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)更多價(jià)值的其他計(jì)劃將無(wú)法獲得資金——這些失去的機(jī)會(huì)也給企業(yè)帶來(lái)了相關(guān)的機(jī)會(huì)成本。

仍然保持年度預(yù)算周期

Venkatesan說(shuō)：“多年來(lái)，IT預(yù)算一直是一項(xiàng)年度工作：仔細(xì)考慮想要保留的要素以及想投資的新項(xiàng)目。但是，年度投資周期被鎖定在12個(gè)月內(nèi)，并不能滿足企業(yè)的靈活性要求。”

因此，有遠(yuǎn)見(jiàn)的首席信息官們正在調(diào)整年度預(yù)算流程，以更好地支持其部門(mén)內(nèi)的敏捷和創(chuàng)新。Venkatesan解釋說(shuō)，他們現(xiàn)在使用更敏捷的融資模式，使其能夠在更短的周期內(nèi)分配支出。例如，他們每季度進(jìn)行預(yù)算分配，將資金用于有前途的想法，如果這些想法能帶來(lái)價(jià)值，就投入更多的資金;如果不能實(shí)現(xiàn)價(jià)值，就按3個(gè)月的增量而不是一年一次來(lái)削減開(kāi)支。

忽略了優(yōu)化機(jī)會(huì)

Venkatesan建議首席信息官在制定預(yù)算時(shí)檢查固定成本和運(yùn)行成本，這樣就可以針對(duì)優(yōu)化做出明智的決策。他說(shuō)：“這其實(shí)是為了優(yōu)化和避免浪費(fèi)。設(shè)備和軟件許可可能會(huì)超出所需的數(shù)量，沒(méi)有得到很好的利用?；蛘?，IT可能與不同的第三方供應(yīng)商簽訂了多份合同，應(yīng)該合并以減少供應(yīng)商，以實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)。”

Venkatesan的公司Everest集團(tuán)發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)IT的多項(xiàng)投資至少有潛力降低15~20%的成本，這可以通過(guò)以下舉措實(shí)現(xiàn)：更好的云遷移和云成本管理;自動(dòng)化和流程改進(jìn);與供應(yīng)商重新談判價(jià)格;采用系統(tǒng)集成商的托管服務(wù);供給結(jié)構(gòu)優(yōu)化;固定資產(chǎn)合理化。

全面設(shè)定剛性預(yù)算期望

Haber還主張深入了解IT支出的實(shí)質(zhì)，特別是在固定成本和可變成本方面。他還指出，首席信息官們?cè)谥贫A(yù)算時(shí)，會(huì)設(shè)定普遍的期望(即各部門(mén)設(shè)定增長(zhǎng)百分比，或者要求企業(yè)全體削減某個(gè)百分比)，而沒(méi)有考慮不可變的固定成本。

這種做法可能會(huì)導(dǎo)致在年中爭(zhēng)搶、轉(zhuǎn)移或者削減資金的爭(zhēng)奪戰(zhàn)，這會(huì)損害首席信息官與首席財(cái)務(wù)官以及其他高管的信譽(yù)。這也會(huì)限制首席信息官用于創(chuàng)新和其他可以為企業(yè)帶來(lái)更高回報(bào)舉措的資金。

Haber說(shuō)：“首席信息官們必須詳細(xì)掌握哪些預(yù)算是固定的，哪些是可變的，這樣他們才能合理地削減開(kāi)支，調(diào)整其他領(lǐng)域的開(kāi)支。”